Funktionaler Verwalter ACHTUNG! DAS SCHLUSSDATUM FÜR DIESE ANFRAGE IST 11-8 17.00 UHR

Wir suchen einen Funktionalen Verwalter.

Ergebnisbereich des Teils Projektunterstützung:
Die Projektunterstützung, an der der Funktionale Verwalter beteiligt ist, ist verantwortlich für die Unterstützung des Dienstes Nord-Süd-Linie im Bereich ICT, Dokumentenmanagement, Facility Management, HRM und Sekretariat.

Ergebnisbereiche der Funktion:
Optimale funktionale Nutzung aller Anwendungen speziell für den Dienst Nord-Süd-Linie, derzeit (global in der Reihenfolge der Anzahl der Benutzer / Zeitaufwand):
- Zylab; Dokumentenmanagementsystem (DMS), wird bald ersetzt
- Aenova TIMenterprise; Zeiterfassungssystem (URS)
- GEOC; Finanzverwaltung
- Risikoanwendung; Risikomanagementsystem.

1. Gelieferte Unterstützung an Benutzer der oben genannten Anwendungen (Nutzungsmanagement):
- Gewährt Unterstützung bei der Nutzung der Anwendungen. Dies erfolgt in Form von Schulungen für neue Benutzer, Beantwortung von (zweiter Linie) Fragen zur Handhabung der Systeme.
- Bearbeitet Vorfälle
- 1. Linie Bearbeitung von Vorfällen erfolgt bei der ICT-Hotline von IVV. Kann dort ein Vorfall nicht bearbeitet werden, wird er an den Funktionalen Verwalter (2. Linie) weitergeleitet, um zu prüfen, ob er/sie (mit oder ohne Unterstützung durch das technische Management) das Problem lösen kann.
- Verfolgt den Fortschritt ausstehenden Vorfällen im Bereich der genannten Anwendungen.
- Ist verantwortlich für regelmäßige Berichte über Vorfälle und andere erbrachte Dienstleistungen. Die Quelleninformationen hierfür müssen größtenteils von IVV/DIA bereitgestellt werden.
- Macht die Erstellung und Zuweisung von Berichten, Menüs und Benutzerrechten (Autorisationsmanagement), nur für das DMS (nicht für die anderen Anwendungen).
- Hält einerseits Kontakt mit zahlreichen Anbietern rund um die Anwendungen wie: das Unternehmen Zylab Benelux, Dienst ICT, Getronics, Büro Dokumentation und Automatisierung DIVV, etc. Andererseits Kontakt mit Benutzern.
- Bearbeitet Ad-hoc-Anfragen bezüglich Management- und Steuerinformationen.
- Behalten Sie den Überblick über die korrekte und vollständige Nutzung der Anwendungen (u.a. korrekte Ausfüllung von Feldern).

2. Regelung des Änderungsmanagements der genannten Anwendungen:
- Erkennt Informationsbedarfe und übersetzt diese in Funktionalitäten, die auf die optimale Nutzung der Anwendungen abzielen;
- Priorisiert, verwaltet und administriert Änderungsanfragen, die aus Wünschen der Benutzerorganisation oder externen Parteien (Gesetzgeber) resultieren;
- Stellt die Auswirkungen von Änderungsanfragen auf die Geschäftsprozesse, die Systeme und die administrative Organisation fest.

3. Funktionsmanagement:
- Setzt die Umsetzung von Änderungsanfragen durch Anbieter in Gang. In der Regel werden die Anbieter die Änderungsanfragen in konkrete Vorschläge zur Aktualisierung oder anderen notwendigen Anpassungen der Anwendung ausarbeiten;
- Erstellt Abnahmetestpläne und führt Abnahmetests durch;
- Passt Benutzerhandbücher und Prozessbeschreibungen an und verbreitet sie;
- Koordiniert Implementierungspläne für die Einführung geänderter Teile der Anwendungen mit dem technischen Management von IVV und/oder anderen Dritten;

4. Bedarfsmanagement:
- Identifiziert, diagnostiziert die Hauptursachen von Vorfällen, um Wiederholungen dieser Störungen zu vermeiden;
- Identifiziert (potenzielle) Probleme und macht diese dem Management bekannt;
- Erkennt Informationsbedarfe der Nord-Süd-Linie und übersetzt diese in Funktionalitäten, die auf die optimale Nutzung der Anwendungen abzielen.

Ausbildung und Erfahrung:
- HBO Arbeits- und Denkvermögen
- Kenntnisse über die Funktionsweise und Möglichkeiten von DMS (Zylab, Decos-Kenntnisse sind ein Plus)
- Kenntnisse über Methoden und Techniken der Informationsanalyse
- Kenntnisse über Techniken für die Administrative Organisation
- Erfahrung im Testen von ICT-Systemen
- Kenntnisse im Bereich Projektmanagement, insbesondere bei großen Infrastrukturprojekten
- Sehr gute kommunikative Fähigkeiten
- Stark in der Prioritätensetzung und Planung

Beratung und Kontakte:
- Regelmäßige Besprechungen mit einer Automatisierungsabteilung von IVV (Helpdesk und Technisches Management);
- Mit Anbietern zur Steuerung von Aufträgen zur Systemänderung / Funktionieren;
- Änderungs- und Benutzerbesprechungen mit der Benutzerorganisation;
- Ist Teil des Pools 'Funktionales Management DMS', der zusammen mit DIVV gebildet wird
- Ist Teil der Arbeitsgruppe 'Einführung EDM'

Entscheidungsbefugnis und Kontrolle:
Trifft Entscheidungen über die Art der Unterstützung der Benutzer der Anwendungen und über die Art der Durchführung der eigenen Arbeiten des Funktionalen Verwalters.

Sorgt für Kontrolle über die Durchführung der Arbeiten an den genannten Anwendungen.