Funktionsadministrator ACHTUNG! EINSENDESCHLUSS FÜR DIESE BEWERBUNG IST DER 11.08. UM 17:00 UHR

Wir suchen einen Funktionsadministrator.



Ergebnisbereich der Komponente Projektunterstützung:

Die Projektunterstützung, zu der der Funktionsadministrator gehört, ist verantwortlich für die Unterstützung des Dienstes NoordZuidlijn in den Bereichen ICT, Dokumentenmanagement, Facility Management, HRM und Sekretariat.



Ergebnisbereiche der Funktion:

Optimaler funktionaler Betrieb aller Anwendungen, die spezifisch für den Dienst NoordZuidlijn sind, derzeit (ungefähr in der Reihenfolge des Benutzerumfangs / Zeitaufwands):

- Zylab; Dokumentenmanagementsystem (DMS), wird demnächst ersetzt

- Aenova TIMenterprise; Zeiterfassungssystem (ZES)

- GEOC; Finanzverwaltung

- Risikoanwendung; Risikomanagementsystem.



1. Bereitgestellte Unterstützung für Benutzer der oben genannten Anwendungen (Benutzerverwaltung):

- Bietet Unterstützung bei der Nutzung der Anwendungen. Dies erfolgt in Form von Schulungen für neue Benutzer, Beantwortung von (Second-Level-)Fragen zum Umgang mit den Systemen.

- Bearbeitet Vorfälle

- Die Erstlinienbearbeitung von Vorfällen erfolgt beim ICT-Helpdesk von IVV. Kann ein Vorfall dort nicht bearbeitet werden, wird er an den Funktionsadministrator (Zweitlinie) weitergeleitet, um zu prüfen, ob er/sie (mit oder ohne Unterstützung durch die technische Verwaltung) das Problem lösen kann.

- Verfolgt den Fortschritt offener Vorfälle im Bereich der genannten Anwendungen.

- Ist verantwortlich für regelmäßige Berichte über Vorfälle und andere erbrachte Dienstleistungen. Die Quellinformationen hierfür müssen größtenteils von IVV/DIA geliefert werden.

- Übernimmt die Einrichtung und Zuweisung von Berichten, Menüs und Benutzerrechten (Berechtigungsverwaltung), nur für das DMS (nicht für die anderen Anwendungen).

- Pflegt einerseits Kontakt zu zahlreichen Lieferanten rund um die Anwendungen wie: das Unternehmen Zylab Benelux, Dienst ICT, Getronics, Büro Dokumentation und Automatisierung DIVV, etc. Andererseits Kontakt zu Benutzern.

- Verarbeitet Ad-hoc-Informationsanfragen bezüglich Management- und Steuerungsinformationen.

- Behält den Überblick über die korrekte und vollständige Nutzung der Anwendungen (u.a. korrekte Feldbefüllung).



2. Regelung des Änderungsmanagements der genannten Anwendungen:

- Erkennt Informationsbedürfnisse und übersetzt diese in Funktionalitäten, die auf die optimale Nutzung der Anwendungen abzielen;

- Priorisiert, verwaltet und administriert Änderungsanfragen, die aus Wünschen der Benutzerorganisation oder externer Parteien (Gesetzgeber) resultieren;

- Ermittelt die Auswirkungen von Änderungsanfragen auf die Geschäftsprozesse, die Systeme und die administrative Organisation.



3. Funktionalitätenmanagement:

- Leitet die Ausführung von Änderungsanfragen durch Lieferanten ein. In der Regel werden die Lieferanten die Änderungsanfragen in konkrete Vorschläge für Upgrades oder andere notwendige Anpassungen der Anwendung ausarbeiten;

- Erstellt Abnahmetestpläne und führt Abnahmetests durch;

- Passt Benutzerhandbücher und Prozessbeschreibungen an und verteilt sie;

- Stimmt Implementierungspläne für die Einführung geänderter Anwendungsbestandteile mit der technischen Verwaltung von IVV und/oder anderen Drittparteien ab;



4. Bedarfsmanagement:

- Identifiziert, diagnostiziert die Hauptursachen von Vorfällen, um eine Wiederholung dieser Störungen zu verhindern;

- Identifiziert (potenzielle) Probleme und macht diese dem Management bekannt;

- Erkennt Informationsbedürfnisse von NoordZuidlijn und übersetzt diese in Funktionalitäten, die auf die optimale Nutzung der Anwendungen abzielen.



Ausbildung und Erfahrung:

- HBO Arbeits- und Denkweise (Fachhochschulniveau)

- Kenntnisse der Funktionsweise und Möglichkeiten von DMS (Zylab, Decos-Kenntnisse sind von Vorteil)

- Kenntnisse von Methoden und Techniken der Informationsanalyse

- Kenntnisse von Techniken für die administrative Organisation

- Erfahrung im Testen von ICT-Systemen

- Kenntnisse im Bereich Projektmanagement, insbesondere bei großen Infrastrukturprojekten

- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten

- Stark in Prioritätensetzung und Planung



Absprachen und Kontakte:

- Regelmäßige Absprache mit einer Automatisierungsabteilung von IVV (Helpdesk und Technische Verwaltung);

- Mit Lieferanten zur Steuerung von Aufträgen für Systemänderungen / -funktionen;

- Änderungs- und Benutzerabsprachen mit der Benutzerorganisation;

- Ist Teil des Pools 'Funktionale DMS-Verwaltung', der zusammen mit DIVV gebildet wird

- Ist Teil der Arbeitsgruppe 'Einführung EDM'



Entscheidungsbefugnis und Kontrolle:

Trifft Entscheidungen über die Art der Unterstützung der Anwendungsbenutzer und über die Art der Ausführung der eigenen Aufgaben des Funktionsadministrators.



Sorgt für die Kontrolle der Ausführung von Arbeiten an den genannten Anwendungen.