Koordinator Helpdesk

Wir suchen einen Koordinator Helpdesk.



Es sollte vor allem jemand sein, der fundierte IT-Kenntnisse besitzt und auch Führungserfahrung in einem geschäftlichen Umfeld gesammelt hat. Austritts- und Beurteilungsgespräche sowie Coaching gehören zu den Aufgaben. Außerdem muss die Person regelmäßig (alle 1 bis 2 Wochen) nach Belgien reisen, da dort ebenfalls ein Teil des Servicedesks angesiedelt ist.





1. DURCHFÜHRUNG DER TÄTIGKEITEN



Schwerpunkt: Kommunikation & Zusammenarbeit über beide Länder BE & NL informiert und berichtet (zeitnah, korrekt und vollständig) gemäß den getroffenen Vereinbarungen über den Status und den Fortschritt seiner Tätigkeiten gegenüber dem Auftraggeber, den Benutzern, dem Projektmanager und/oder dem Teammanager Infrastruktur. Bei Notfällen informiert er den Auftraggeber, die Benutzer und die zuständigen Vorgesetzten zeitnah, aktuell und vollständig und hält sie über den weiteren Fortschritt auf dem Laufenden. Er sorgt für eine optimale Zusammenarbeit zwischen dem Auftraggeber, den Benutzern, dem Projektleiter, den Mitarbeitern und den Vorgesetzten.





2. Helpdesk & Arbeitsplatzinstallation



Umfang



Koordination Service Desk Benelux



• Der tägliche Betrieb innerhalb des Servicedesks, für den Sie sowohl intern als auch extern Ansprechpartner sind.

• Die gelieferte Servicequalität, d.h. die richtigen Dienste, Mittel und Einrichtungen zur richtigen Zeit und am richtigen Ort.

• Das Verteilen, Planen, Koordinieren und Überwachen des Fortschritts von Aufgaben und Projekten.

• Die Kontrolle der Qualität und Quantität der täglichen Arbeit.

• Die Mitarbeiter des Servicedesks so zu begleiten, anzuleiten, zu fördern und zu motivieren, dass sie die gesteckten operativen Ziele erreichen.

• In enger Zusammenarbeit mit dem Teamleiter Vorstellungsgespräche mit Bewerbern führen und Leistungsbeurteilungsgespräche, Fehlzeitengespräche vorbereiten sowie als Informant bei Beurteilungsgesprächen auftreten.

• Das Erkennen von Möglichkeiten zur Qualitäts- und Effizienzverbesserung und das Vorschlagen von Verbesserungen in Verfahren, Anweisungen, Prozessen und der Arbeitsorganisation.

• Das Empfangen, Registrieren und Analysieren von Beschwerden über die Servicequalität und daraufhin (veranlassen von) Untersuchungen durchführen und für die Bearbeitung sorgen.

• Das Sammeln, Registrieren, Verarbeiten und Analysieren von Daten zur Gewinnung von Managementinformationen und das Erstellen von Übersichten und Berichten.





Incident-/Problemmanagement

Bietet auf Anweisung des Infrastruktur-Vorgesetzten Unterstützung für die Benutzerorganisation bei Fragen zur Anwendungs-/Infrastrukturnutzung. Darüber hinaus löst er Probleme bei der Nutzung von Hardware/Anwendungen gemäß der geforderten Qualität. Bei Bedarf zieht er die entsprechende Expertise zur Lösung der festgestellten Probleme hinzu.



Bereitstellung von 1st/2nd-Level-Support für die Benutzerorganisation.



Changemanagement



Führt auf Anweisung des Vorgesetzten oder aus eigener Expertise Änderungen an den Desktops von ACI durch. Initiiert aus Helpdesk-Sicht Arbeiten, um die Desktop-Umgebung von ACI optimal funktionieren zu lassen und stellt sicher, dass der Geschäftsprozess von ACI durch diese Arbeiten so minimal wie möglich beeinflusst wird.



3. TEILNAHME AN INFRASTRUKTURPROJEKTEN



Umfang



Die Durchführung von Arbeiten während Infrastrukturprojekten, wobei Schritte innerhalb dieser Projekte in begrenztem Umfang selbstständig ausgeführt werden müssen. Berichtet über den Fortschritt an den jeweiligen Projektleiter.





• Separationsprojekte

o Aufbau und Migration zur Virtual Desktop Infrastruktur

? Transition Brüssel

? Transition Antwerpen

o Umzug Brüssel



• Einrichtung, funktionale Verwaltung der Topdesk-Anwendung

o Professionalisierung der Prozesse.

o Zusammenarbeit zwischen den 3 Support-Einheiten (HRM, Facility, ICT) in einem Tool TOPdesk.

o Anfragen zentral eingehen lassen.

o Erstellung von Vereinbarungen und Verfahren zur Nutzung von Topdesk

o Funktionale Anwendungsverwaltung Topdesk







BENÖTIGTE MITTEL zur Realisierung dieser RGA's



• PC mit Standardsoftware MS-Produkten (Excel, Word, PowerPoint und Outlook), TimeWriter.

• Notwendige Mittel zur Durchführung der Teilaufgaben in den Projekten.



BEDINGUNGEN, die für die Realisierung der RGA's wesentlich sind



• Der Teammanager Infrastruktur ist verantwortlich für die Bereitstellung von Mitteln zur Durchführung der Arbeiten. Sollten bei der Ausführung des Auftrags Probleme auftreten, muss eine Lösung gefunden oder das Problem an das höhere Management eskaliert werden.

• Methoden, Standards und Verfahren zur Durchführung der Arbeiten sind vorhanden.

• Die Benutzerorganisation und die beteiligten Lieferanten müssen ausreichend Zeit für die Aktivitäten bereitstellen, für die verantwortlich ist.

• Ein Ausbildungspfad ist vereinbart, der zu den aktuellen Aufgaben und der zukünftigen Entwicklung passt.





Anforderungen:

Flexibel, zuverlässig

Erfahrung in Führung und Beurteilung

Planung

People Management

Empathie

Kommunikationsstark