Mitarbeiter Programm-Office

Wir suchen einen Mitarbeiter für das Programm-Office.


Zu den Aufgaben gehören u.a.:
die Verwaltung des Migrationsplans, Projektpläne, Aktionsprotokolle, Risiko- und Problemlogs sowie Projektdokumentation (Zugänglichkeit sicherstellen, prozessual die Vollständigkeit und Konsistenz gewährleisten, sicherstellen, dass Trigger, die Änderungen hervorrufen können, gesammelt und über den richtigen Prozess besprochen und nach Feststellung verarbeitet werden);
die logistische und inhaltliche Vorbereitung und Organisation von Steuergruppen und Projektbesprechungen; die Erstellung der Agenda und die Protokollierung;
die Erstellung verschiedener Projektberichte;
die Erstellung eines Gesamtzeitplans für das Programm und die Sicherstellung, dass durch proaktive Maßnahmen die Lieferungen, für die das Projekt und das Programm verantwortlich sind, rechtzeitig bereitgestellt werden;
basierend auf der integrierten Planung die erforderlichen Ressourcen festzustellen und das Projekt- und Programmmanagement darüber zu beraten;


Für diese Funktion geforderte Kompetenzen:
Erkennt und erkennt komplexe Wünsche des Kunden/Auftraggebers und übersetzt diese in neu zu entwickelnde Dienstleistungen oder Produkte;
Weiß, wie man die Interessen des Kunden/Auftraggebers ermittelt, um den Umfang zu bestimmen, Lösungsansätze abzugrenzen und die Beratung zu fokussieren;
Durchschaut die kurz- und langfristigen Konsequenzen von Ratschlägen für den Kunden/Auftraggeber und hält diese dem Kunden/Auftraggeber auch vor;
Informiert den Kunden/Auftraggeber über die (Un)möglichkeiten und die Vor- und Nachteile verschiedener Vorgehensweisen;
Sorgt für eine rechtzeitige und gute Abstimmung und den Austausch von Informationen mit dem Auftraggeber, damit dieser Vertrauen in das Endergebnis gewinnt.
Stellt sich als „Partner im Geschäft“ dar;
Weiß, komplexe Materie auf das Wesentliche des Problems bzw. des Interesses zu reduzieren;
Denkt, außerhalb der ausgetretenen Pfade der gängigen Probleme und Lösungen, auch über die Grenzen des eigenen Fachgebiets/Politikbereichs hinaus;
Kann und wagt, auf Basis unvollständiger Informationen die richtigen Annahmen zu treffen und darauf seine/ihre Beratung zu basieren;
Weiß, neue Szenarien zu entwickeln, wenn Daten und/oder Umstände sich ändern;
Kann eine Skizze der idealen Situation erstellen, dies zurück auf die aktuelle Praxis beziehen und auf dieser Grundlage gezielte Vorschläge machen;
Sorgt für einen integralen Ansatz;
Betrachtet komplexe Fragestellungen aus mehreren Perspektiven mit langfristigen Auswirkungen und kennt die Interessenkonflikte;
Kann sich lösen, um die großen Linien und den gesamten Prozess zu überblicken;
Übt Einfluss aus, realisiert Beteiligung an Plänen und Ideen;
Weiß andere für seine/ihre Position zu gewinnen, auch wenn es Interessenkonflikte gibt;
Weiß, seine Meinung innerhalb und außerhalb der Organisation akzeptiert zu bekommen;
Erhält Akzeptanz durch fachliche und allgemeine Kenntnisse und durch persönliche Autorität.


Für diese Funktion erforderliche Ausbildung und Erfahrung:
HBO+ Niveau
umfangreiche (>3 Jahre) nachweisbare Erfahrung in ähnlichen (in Bezug auf Umfang, Aufgaben und Rolle) Projekten. (Dieses Projekt betrifft ca. 12.000 Arbeitsplätze, 1.800 Server und 14 dezentrale Dienste.)
Erfahrung in der Erstellung, Überwachung und Pflege von Zeitplänen mit Excel und MSProject, außerdem Erfahrung mit Visio
Kenntnisse von und Erfahrung mit Prince2

Platz im Projekt:
der Mitarbeiter des Programm-Office ist Mitglied des Programm-Office (PO) und berichtet an den Projektleiter und an den Programmsekretär.


Für diesen Auftrag ist Delft der Standort.
Die Arbeiten müssen jedoch auf Anweisung des Auftraggebers in ganz Nederland durchgeführt werden. Regelmäßige Besprechungen an anderen Standorten sind sicher.
Neben der Möglichkeit, einen Arbeitsplatz in Delft zu nutzen, wird für die Durchführung der Arbeiten das eigene Mobiltelefon und Laptop verwendet.