Mitarbeiter Programm-Office

Wir suchen einen Mitarbeiter für das Programm-Office.





Zu den Aufgaben gehören unter anderem:

die Verwaltung des Migrationshandbuchs, von Projektplänen, Aktionsprotokollen, Risiko- und Problemprotokollen sowie der Projektdokumentation (Zugänglichkeit gewährleisten, Vollständigkeit und Konsistenz prozessual sichern, sicherstellen, dass Auslöser für Änderungen gesammelt und über den richtigen Prozess besprochen und nach Genehmigung verarbeitet werden);

die logistische und inhaltliche Vorbereitung und Organisation von Lenkungsausschüssen und Projektbesprechungen; die Erstellung der Tagesordnung und die Protokollführung hierfür;

die Erstellung verschiedener Projektberichte;

die Erstellung eines Gesamtprogrammplans und die Sicherstellung, dass die Lieferobjekte, für die das Projekt und das Programm verantwortlich sind, durch proaktive Maßnahmen termingerecht geliefert werden;

die Ermittlung der benötigten Ressourcen auf Basis der integrierten Planung und die Beratung des Projekt- und Programmmanagements hierzu;





Für diese Position erforderliche Kompetenzen:

Erkennt und identifiziert komplexe Wünsche des Kunden/Auftraggebers und übersetzt diese in neu zu entwickelnde Dienstleistungen oder Produkte;

Kann die Interessen des Kunden/Auftraggebers ermitteln, um den Umfang zu definieren, Lösungsansätze abzugrenzen und die Beratung auszurichten;

Erkennt kurz- und langfristige Konsequenzen von Beratungen für den Kunden/Auftraggeber und weist den Kunden/Auftraggeber auch darauf hin;

Informiert den Kunden/Auftraggeber über die (Un)Möglichkeiten sowie die Vor- und Nachteile verschiedener Vorgehensweisen;

Sorgt für eine zeitnahe und gute Abstimmung und Informationsaustausch mit dem Auftraggeber, damit dieser Vertrauen in das Endergebnis gewinnt.

Agieren als 'Partner im Geschäft';

Kann komplexe Sachverhalte auf das Wesentliche des Problems bzw. der Bedeutung reduzieren;

Denkt über die ausgetretenen Pfade der üblichen Probleme und Lösungen hinaus und auch über die Grenzen des eigenen Fachgebiets/Politikbereichs hinweg;

Kann und wagt es, auf der Grundlage unvollständiger Informationen die richtigen Annahmen zu treffen und darauf seine/ihre Beratung zu stützen;

Kann neue Szenarien entwickeln, wenn sich Daten und/oder Umstände ändern;

Kann eine Skizze der idealen Situation erstellen, diese auf die aktuelle Praxis zurückführen und darauf basierend gezielte Vorschläge unterbreiten;

Sorgt für einen integralen Ansatz;

Betrachtet komplexe Fragestellungen aus mehreren Blickwinkeln mit langfristigen Auswirkungen und kennt die Interessenkonflikte;

Kann sich lösen, um die großen Linien und den Gesamtprozess zu überblicken;

Übt Einfluss aus, schafft Engagement für Pläne und Ideen;

Kann andere für seinen/ihren Standpunkt gewinnen, auch bei Interessenkonflikten;

Kann seine Meinung innerhalb und außerhalb der Organisation akzeptiert bekommen;

Erhält Akzeptanz durch spezialisiertes und generalistisches Wissen sowie durch persönliche Überzeugungskraft.





Für diese Position erforderliche Ausbildung und Erfahrung:

HBO+ Niveau

Umfangreiche (>3 Jahre) nachweisbare Erfahrung in ähnlichen Projekten (hinsichtlich Umfang, Aufgaben und Rolle). (Dieses Projekt umfasst ca. 12.000 Arbeitsplätze, 1.800 Server und 14 dezentrale Dienste.)

Erfahrung in der Erstellung, Überwachung und Pflege von Planungen mittels Excel und MS Project, zusätzlich Erfahrung mit Visio

Kenntnisse und Erfahrung mit Prince2



Position innerhalb des Projekts:

Der Mitarbeiter des Programm-Office ist Mitglied des Programm-Office (PO) und berichtet an den Projektmanager und den Programmsekretär.





Für diesen Auftrag ist Delft der Standort.

Die Tätigkeiten müssen jedoch auf Anweisung des Auftraggebers in den gesamten Niederlanden ausgeführt werden. Regelmäßige Besprechungen an anderen Standorten sind üblich.

Neben der Nutzung eines Arbeitsplatzes in Delft werden für die Ausführung der Tätigkeiten ein eigenes GSM-Telefon und ein Laptop verwendet.