Projektmanagement Unterstützer

Wir suchen einen Projektmanagement Unterstützer.

Einsatz: 32 Stunden pro Woche.

Auftragsbeschreibung:
Der Projektmanagement Unterstützer ist verantwortlich für die operative Unterstützung der Durchführung und Überwachung des Projekts und gegebenenfalls auch anderer verwandter Projekte. Sie leisten Unterstützung für die Projektmanager, den Manager für Projektsteuerung und, falls nötig, auch für die Mitglieder des Projektteams.

So stellen Sie sicher, dass das Projektteam effizient arbeiten kann und Einblick in den Fortschritt und den Status der Projekte hat. Durch die Unterstützung der Projektmanager nehmen Sie Arbeit ab und sorgen dafür, dass Projekte und Projektprozesse kontrolliert ablaufen. Außerdem geben Sie den Projektmanagern Einblick in die Planung, den Fortschritt, die Kommunikation, das Budget und die Ergebnisse der Projekte.

Aufgaben:
- das Vereinbaren von Terminen, das Führen von Agenden und deren Überwachung;
- das Sorgen für eine repräsentative Präsentation, unter anderem bei der Begrüßung von Besuchern;
- das Vorbereiten von Besprechungen (Einladen von Teilnehmern, gemeinsames Erstellen der Agenda, Versenden der Unterlagen, Überwachung des Fortschritts der Entscheidungsfindung/Aktionspunkte, Organisieren von Besprechungsräumen und Catering)
- das Protokollieren von Besprechungen;
- das Erstellen von Akten;
- das Organisieren von Workshops und Veranstaltungen;
- das Ausarbeiten von Berichten, Briefen, Notizen;
- das Archivieren der Projektdokumente;
- falls nötig Vertretung des Managers für Projektsteuerung;
- das Funktionieren als Ansprechpartner für die Einführung von Anwendungen und die Überwachung der Einführung;
- Führen der Liste der Benutzer (von Anwendungen) und der Liste der Ansprechpartner innerhalb der (regionalen) Verwaltungsorganisation und Ausführen von unterstützenden Aufgaben für Einführung und Anwendungsmanagement;

Unterstützung bei Beschaffungsprozessen, einige Beispiele sind:
- Unterstützung der Projektmanager bei den Beschaffungsprozessen (über SAP);
- das Bereitstellen von (digitalen) Akten (in SAP) zur Genehmigung durch u.a. Projektmanager, Clusterleiter, Direktoren und Einkaufsberater;
- Überwachung des Fortschritts der Beschaffungsprozesse und, falls nötig, Signalisierung und gegebenenfalls Vorschlagen von Alternativen;
- die Finanzbuchhaltung in SAP in Ordnung bringen und halten in Zusammenarbeit mit der Abteilung Unternehmensführung;
- Überwachung der Laufzeit von Verträgen und rechtzeitige Signalisierung, wenn diese auslaufen zu drohen;
- Sicherstellen, dass die bereits bestehenden Vorlagen für Dokumente gegebenenfalls angepasst und dem Projektteam zur Verfügung gestellt werden;

Anforderungen:
- mindestens MBO Arbeits- und Denkweise, vorzugsweise MEAO
- Affinität zu Finanzen, insbesondere SAP-Erfahrung
- relevante Berufserfahrung und Affinität zur Automatisierung/Verwaltung von Anwendungen
- Genauigkeit, kritische Haltung
- gute Kommunikationsfähigkeiten
- teamorientiert und motivierend
- proaktiv
- selbstständig arbeiten können
- flexibel
- mehrjährige Erfahrung als Projektmanagement Unterstützer
- Erfahrung im öffentlichen Sektor ist ein Plus
- relevante Berufserfahrung mit IT-Managementprozessen ist ein Plus