Projektmanagement-Unterstützer

Wir suchen einen Projektmanagement-Unterstützer.



Einsatz: 32 Stunden pro Woche.



Aufgabenbeschreibung:

Der Projektmanagement-Unterstützer ist verantwortlich für die operative Unterstützung der Durchführung und Überwachung des Projekts und gegebenenfalls auch anderer verwandter Projekte. Sie unterstützen die Projektmanager, den Manager der Projektsteuerung und bei Bedarf auch die Mitglieder des Projektteams.



So stellen Sie sicher, dass das Projektteam effizient arbeiten kann und Einblick in den Fortschritt und Status der Projekte hat. Durch die Unterstützung der Projektmanager entlasten Sie diese und sorgen dafür, dass Projekte und Projektprozesse kontrolliert ablaufen. Außerdem geben Sie den Projektmanagern Einblick in die Planung, den Fortschritt, die Kommunikation, das Budget und die Ergebnisse der Projekte.



Aufgaben:

- das Vereinbaren von Terminen, das Führen von Agenden und deren Überwachung;

- die Sicherstellung einer repräsentativen Präsentation, unter anderem beim Empfang von Besuchern;

- die Vorbereitung von Besprechungen (Einladung der Teilnehmer, Abstimmung der Tagesordnung, Versand der Unterlagen, Überwachung des Fortschritts der Entscheidungsfindung/Aktionspunkte, Organisation von Besprechungsräumen und Catering)

- das Protokollieren von Besprechungen;

- die Pflege der Aktenführung;

- die Organisation von Workshops und informellen Treffen;

- die Ausarbeitung von Berichten, Briefen, Notizen;

- die Archivierung der Projektdokumente;

- bei Bedarf Vertretung des Managers der Projektsteuerung;

- die Funktion als Ansprechpartner für die Einführung von Anwendungen und die Überwachung der Einführung;

- das Führen der Benutzerliste (von Anwendungen) und der Kontaktliste innerhalb der (regionalen) Verwaltungsorganisation sowie die Durchführung unterstützender Aufgaben für die Einführung und Anwendungsverwaltung;



Unterstützung bei Beschaffungsprozessen, einige Beispiele sind:

- Unterstützung der Projektmanager bei den Beschaffungsprozessen (via SAP);

- die Pflege von (digitalen) Akten (in SAP) zur Genehmigung durch u.a. Projektmanager, Cluster-Manager, Direktoren und Einkaufsberater;

- Überwachung des Fortschritts der Beschaffungsprozesse und bei Bedarf Meldung sowie ggf. Vorschlag von Alternativen;

- die Finanzadministration in SAP in Zusammenarbeit mit der Abteilung Betriebsführung in Ordnung bringen und halten;

- Überwachung der Vertragslaufzeiten und rechtzeitige Meldung, wenn diese auslaufen;

- Sicherstellen, dass die bereits bestehenden Dokumentenvorlagen bei Bedarf angepasst und dem Projektteam zur Verfügung gestellt werden;



Anforderungsprofil:

- mindestens MBO Arbeits- und Denkniveau, vorzugsweise MEAO

- Affinität zu Finanzen, insb. SAP-Erfahrung

- relevante Berufserfahrung und Affinität zur Automatisierung/Verwaltung von Anwendungen

- Genauigkeit, kritische Haltung

- gute kommunikative Fähigkeiten

- teamorientiert und fördernd

- proaktiv

- selbstständiges Arbeiten

- Flexibel

- mehrjährige Erfahrung als Projektmanagement-Unterstützer

- Erfahrung im öffentlichen Dienst ist von Vorteil

- relevante Berufserfahrung mit ICT-Verwaltungsprozessen ist von Vorteil