Senior Office Manager

Suchst du einen dynamischen Arbeitsplatz und möchtest du für eine schnell wachsende, professionelle Organisation arbeiten? Vielleicht bist du die Spinne im Netz, die wir suchen!
Als Senior Office Manager / Managementassistent beim Meldkamerinstituut bist du der Dreh- und Angelpunkt unseres Teams. Zusammen mit dem Backoffice-Mitarbeiter sorgst du dafür, dass die täglichen Arbeitsabläufe reibungslos funktionieren.

Deine Verantwortlichkeiten umfassen u.a. die effiziente Planung von Aufgaben, die Verwaltung des Terminkalenders und die Entlastung der Direktorin in allen logistischen und inhaltlichen Arbeitsprozessen. Du trägst zu einem positiven Arbeitsumfeld bei, indem du verschiedene Angelegenheiten regelst, damit sich die Direktorin voll auf ihre Kernaufgaben konzentrieren kann. Zusammen mit deinem Kollegen sorgst du dafür, dass das Backoffice bis ins kleinste Detail organisiert ist.
Deine Kompetenzen und Talente:
Du bist gut in der Lage, vorauszudenken und mögliche Engpässe zu erkennen. Du bist von Natur aus ein Organisationstalent und arbeitest präzise. Du bist konsequent in deinen Handlungen und tust, was du sagst. Dadurch können sich andere écht auf dich verlassen, auch wenn es im Büro manchmal etwas hektisch zugeht. Du bist in der Lage, schnell umzuschalten, ohne den Überblick zu verlieren.

Durch deine strukturierte Arbeitsweise behältst du den Überblick. Du kannst deine Aufgaben gut priorisieren und gut antizipieren. Mit deiner kundenorientierten Haltung bist du ansprechbar, zeigst Verständnis für schwierige Situationen und gehst auf neue Bedürfnisse ein. Wenn es hektisch wird, bewahrst du einen kühlen Kopf, trennst Wichtiges von Unwichtigem und bist in der Lage, entschlossen zu handeln.

Ein Auszug aus deinem Aufgabenbereich:
• Koordination komplexer Jahresplanungen verschiedener Projekte der 40 Leitstellen, die wir betreuen.
• Überwachung von Fristen und Prioritäten.
• Durchdringung der Komplexität von Aufgaben.
• Überwachung von Arbeitsprozessen vom Angebotsverfahren bis zur Nachbetreuung.
• Kundenbeziehungsmanagement und Pflege unseres CRM-Systems.
• Unterstützung bei den täglichen Arbeitsabläufen.
• Vorbereitung und Koordination verschiedener Termine.
• Bereitstellung der notwendigen Informationen für Dozenten und Kollegen.
• Affinität zu staatlichen Rettungsdiensten ist von Vorteil.

Du verfügst über:
• 3-5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Flexibilität, proaktives Denken und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein.
• Starke kommunikative Fähigkeiten, du kannst leicht mit Menschen auf verschiedenen Ebenen interagieren und bist stressresistent.
• Eine Hands-on-Mentalität und Durchhaltevermögen.
• Kenntnisse des Office-Pakets, Erfahrung im Umgang mit einem CRM-System und einem Buchhaltungsprogramm wie Moneybird.
• Umfassende Kenntnisse administrativer Verfahren und des Büromanagements.