Senior Project Office Manager

Wir suchen einen Senior Project Office Manager.



Aufgabenbeschreibung:

Der Senior PMO muss eine eigenständige Funktion gegenüber dem Projektteam ausüben. Dabei spielt sein/ihr Beitrag im Bereich Finanzplanung und -controlling eine große Rolle. Die geforderten Kenntnisse und Erfahrungen in Finanzplanung und -controlling, wie in der Beschreibung genannt, sind das Alleinstellungsmerkmal für den richtigen Kandidaten. Also die betriebswirtschaftliche Seite. Kandidaten sollten zudem eine gewisse Präsenz mitbringen, um bei Bedarf ein natürliches Gegengewicht zu bilden.



Allgemeine Kenntnisse - erforderlich:

Finanz- und Management-Rechnungswesen, Prince2, CMMi, Projektmanagement-Erfahrung (Prince2 Practitioner oder PMP muss vorhanden sein), MSP- und P3O-Kenntnisse, Beherrschung von Microsoft Project



Soziale Kompetenzen - erforderlich:

Kommunikationsmanagement



Sprache - erforderlich:

NL-ENG



Beschreibung der Aufgaben des Mitarbeiters:

Fortschrittsverfolgung und Berichterstattung:

- Definition des Berichtszeitplans in Übereinstimmung mit dem Kommunikationsplan

- Übernahme oder Festlegung der zu verwendenden Berichtsformate (bestehend) oder Festlegung der zu verwendenden Berichtsformate oder Gestaltung programmspezifischer Berichtsformate nach Bedarf und Entwicklung von Berichtsrichtlinien

- Verfolgung, Analyse und Berichterstattung des Projektstatus (geplant versus tatsächlich) - Aufwand, Kosten, Zeitplan, Meilensteine, KPIs, Geschäftsauswirkungen, Ressourcen und zugehörige Prognosen

- Überprüfung der Informationen anhand von Baselines wie PrID, PID, PMP, CFS und MSP

- Überprüfung des Kommunikationsplans auf weitere Empfänger eines Statusberichts und Versand desselben

- Auslösen von Risiken oder Problemen basierend auf Planabweichungen



Änderungs- und Konfigurationsmanagement:

- Erstellung des Projekt-Konfigurationsmanagement (CM)-Plans

- Identifizierung der Programm-/Projekt-Konfigurationselemente (CIs)

- Erstellung des Bibliotheksverwaltungssystems (LMS) in SharePoint

- Autorisierung der Produkt-Baselines

- Durchführung der Statusbuchhaltung

- Durchführung von Konfigurationsmanagement-Audits

- Unterstützung bei der Verwaltung des Änderungsmanagements aller baselinierten CIs

- Überprüfung und Genehmigung von Änderungen an Konfigurationselementen



Metrik-Koordination:

- Definition von Programm-/Projektspezifischen KPIs basierend auf den Informationsbedürfnissen des Programms und der Organisation

- Konsolidierung von Informationen aus allen Projekten

- Analyse von Informationen und Identifizierung von Trends für Frühwarnungen oder positive Auswirkungen

- Erstellung des Metrik-Teils des zweiwöchentlichen Berichts auf Programmebene

- Sicherstellung, dass der Bericht dem Programmteam mitgeteilt wird und Maßnahmen für Abweichungen oder besondere Ereignisse identifiziert werden

- Bereitstellung von Feedback an das zentrale PMO/PO-Team bezüglich der Messung und Vorschläge für Änderungen



Prozesssicherung:

- Unterstützung der Programm-/Projektmanager bei der Erstellung und Überprüfung des Qualitätsmanagementplans auf Programm-/Projektebene

- Bereitstellung von Inputs für den Programmmanager / Implementierungsmanager bei der Erstellung des Prozesssicherungsplans

- Überprüfung der Einhaltung der AMS-Standards, -Prozesse und -Verfahren gemäß Prozesssicherungsplan

- Überprüfung, dass alle geplanten Inspektionen und Tests vor der Freigabe der Projektergebnisse gemäß Prozesssicherungsplan stattgefunden haben

- Identifizierung, Meldung und Verfolgung von Projekt-Nichtkonformitäten mit vereinbarten Standards, Plänen und Verfahren

- Identifizierung, Meldung und Verfolgung aller erforderlichen Korrekturmaßnahmen für die Projekte

- Unterstützung der kontinuierlichen Qualitätsverbesserung bei den Projekten



Risiko- und Problemmanagement:

- Koordination der Einrichtung der erforderlichen Tools basierend auf PMO-Standards

- Schulung der Teammitglieder bezüglich der Einhaltung von Prozessen und der Nutzung von Tools

- Überwachung des Risiko- und Problemmanagements und Bewertung der Wirksamkeit von Minderungs-/Korrekturmaßnahmen

- Durchführung von Qualitätsprüfungen zur Prozesseinhaltung und Unterstützung des Teams bei der Schließung von Lücken durch Korrekturmaßnahmen



Finanzcontrolling:

- Analyse von Budget versus Ist-Werten und Beratung des Programmmanagers bei Abweichungen in Bezug auf die Programmergebnisse

- Überarbeitung des Business Case, falls zutreffend

- Validierung der Projektausgaben

- Pflege des Programms in Clarity und PIT

- Überwachung von Mutationen in der Ressourcenverwaltung

- Verwaltung von Verpflichtungen

- Berichterstattung über PO-Volumenabweichungen

- Berichterstattung über Projektfinanzen

- Koordination der Finanzprüfung von Governance-Dokumenten (zusammen mit der Finanzabteilung von OIB)

- Definition und Analyse der finanziellen Auswirkungen von Änderungen im Programm

- Abschluss des Programms in den Verwaltungen

- Bereitstellung einer Aufschlüsselung der endgültigen Programmkosten gegenüber der PRID als Input für den Endprogrammbericht



Finanzplanung:

- Unterstützung bei der Einrichtung der Finanzdaten der Governance-Dokumentation (PIDs, PRID, Änderungsanträge usw.)

- Durchführung einer Kosten-Nutzen-Analyse, die in ein CFS übersetzt werden soll

- Beratung und Unterstützung des Programmmanagers bei der Erstellung des finanziellen Business Case

- Unterstützung des Programmmanagers bei der Berechnung und Validierung der Baseline-Auswirkungen

- Definition und Einrichtung der Governance-Struktur in Clarity

- Einrichtung der Zeiterfassung gemäß den ING-Tooling-Richtlinien

- Zusammenstellung der Budgetaufschlüsselung und des Genehmigungsprozesses für Angebot und Nachfrage in Clarity

- Einrichtung der Ressourcenverwaltung

- Einrichtung der Vertragsverwaltung

- Definition des Berichtszeitplans in Übereinstimmung mit dem Kommunikationsplan



Hauptbuchpositionen zu Projekten und Überprüfung der Korrektheit der Buchungszeilen