Senior Projektbüroleiter

Wir suchen einen Senior Project Office Manager.

Auftragsbeschreibung:
Der Senior PMO muss eine eigenständige Funktion im Projektteam ausüben. Dabei spielt sein/ihr Beitrag im Bereich Finanzplanung und -controlling eine große Rolle. Das geforderte Wissen und die Erfahrung in der Finanzplanung und im -controlling, wie in der Beschreibung genannt, machen das Unterscheidungsmerkmal für den richtigen Kandidaten aus. Also die betriebswirtschaftliche Seite. Die Kandidaten sollten zudem eine gewisse Statur haben, um gegebenenfalls natürlich Gegengewicht bieten zu können.

Allgemeines Wissen - erforderlich:
Finanz- und Managementbuchhaltung, Prince2, CMMi, Projekterfahrung (muss Prince 2 Practitioner oder PMP haben), MSP und P3O Wissen, Microsoft Project Kenntnisse

Soziale Fähigkeiten - erforderlich:
Kommunikationsmanagement

Sprache - erforderlich:
NL-ENG

Aufgabenbeschreibung Mitarbeiter:
Fortschrittsverfolgung und Berichterstattung:
- Berichterstattungskalender gemäß Kommunikationsplan definieren
- Berichtformat/e annehmen oder entscheiden (bestehend) oder Berichtformate festlegen oder programmspezifische Berichtformate nach Bedarf entwerfen und Berichterichtlinien entwickeln
- Projektstatus (geplant versus tatsächlich) verfolgen, analysieren und berichten - Aufwand, Kosten, Zeitplan, Meilensteine, KPI, Geschäftsauswirkungen, Ressourcen und zugehörige Prognosen
- Informationen mit Basisdokumenten wie PrID, PID, PMP, CFS und MSP abgleichen
- Den Kommunikationsplan auf andere Empfänger eines Statusberichts überprüfen und diesen versenden
- Jedes Risiko oder Problem aufgrund von Abweichungen im Plan auslösen

Änderungs- und Konfigurationsmanagement:
- Den Projekt-Konfigurationsmanagement (CM) Plan erstellen
- Die Programm- /Projektkonfigurationselemente (CIs) identifizieren
- Das Bibliotheksmanagementsystem (LMS) in SharePoint erstellen
- Die Arbeitsprodukt-Baselines autorisieren
- Statusbuchhaltung durchführen
- Konfigurationsmanagement-Audits durchführen
- Unterstützung bei der Verwaltung des Änderungsmanagements aller baselined CIs
- Änderungen an Konfigurationselementen überprüfen und genehmigen

Metrikenkoordination:
- Programm- /projektspezifische KPIs basierend auf den Informationsbedürfnissen des Programms und der Organisation definieren
- Informationen aus allen Projekten konsolidieren
- Informationen analysieren und Trends für Frühwarnungen oder positive Auswirkungen identifizieren
- Metriken für den Programmbericht alle zwei Wochen vorbereiten
- Sicherstellen, dass der Bericht dem Programmteam kommuniziert wird und Maßnahmen für Abweichungen oder besondere Ereignisse identifiziert werden
- Feedback an das zentrale PMO/PO-Team zur Messung geben und Änderungen vorschlagen

Prozesssicherung:
- Programm- /Projektmanager bei der Vorbereitung und Überprüfung des Qualitätsmanagementplans auf Programm- /Projektebene unterstützen
- Eingaben für den Programmmanager/Implementierungsmanager zur Erstellung des Prozesssicherungsplans bereitstellen
- Überprüfung der Einhaltung der AMS-Standards, -Prozesse und -Verfahren gemäß dem Prozesssicherungsplan
- Überprüfen, dass alle geplanten Inspektionen und Tests vor der Freigabe der Projektergebnisse gemäß dem Prozesssicherungsplan durchgeführt wurden
- Identifizierung, Berichterstattung und Verfolgung von Nichtkonformitäten der Projekte zu den vereinbarten Standards, Plänen und Verfahren
- Identifizierung, Berichterstattung und Verfolgung von erforderlichen Korrekturmaßnahmen für die Projekte
- Unterstützung der kontinuierlichen Qualitätsverbesserung der Projekte

Risiko- und Problemanagement:
- Koordination der Einrichtung der erforderlichen Werkzeuge basierend auf PMO-Standards
- Teammitglieder in der Einhaltung von Prozessen und der Nutzung von Werkzeugen schulen
- Das Risiko- und Problemanagement überwachen und die Wirksamkeit von Milderungs- /Korrekturmaßnahmen bewerten
- Qualitätsprüfungen zur Einhaltung des Prozesses durchführen und das Team bei der Schließung von Lücken durch Korrekturmaßnahmen unterstützen

Finanzcontrolling:
- Budget gegen Ist-Werte analysieren und den Programmmanager über Abweichungen in Bezug auf die Ergebnisse des Programms beraten
- Überarbeitung des Business Case, falls zutreffend
- Projektkosten validieren
- Das Programm in Clarity und PIT verwalten
- Mutationen in der Ressourcenverwaltung überwachen
- Verwaltung von Verpflichtungen
- Berichterstattung über PO-Volumenabweichungen
- Berichterstattung über Projektfinanzen
- Koordination der Finanzprüfung von Governance-Dokumenten (gemeinsam mit der Finanzabteilung von OIB)
- Finanzielle Auswirkungen von Änderungen im Programm definieren und analysieren
- Programm in der Verwaltung abschließen
- Eine Aufschlüsselung der endgültigen Programmkosten im Vergleich zur PRID als Eingabe für den Endprogrammbericht bereitstellen

Finanzplanung:
- Unterstützung bei der Einrichtung der finanziellen Governance-Dokumentation (PID's, PRID, Änderungsanträge usw.) bereitstellen
- Kosten-Nutzen-Analyse durchführen, die in ein CFS übersetzt werden soll
- Den Programmmanager bei der Erstellung des finanziellen Business Case beraten und unterstützen
- Den Programmmanager bei der Berechnung und Validierung der Baseline-Auswirkungen unterstützen
- Die Governance-Struktur in Clarity definieren und einrichten
- Die Zeiterfassung gemäß den ING-Toolrichtlinien einrichten
- Die Budgetaufteilung und den Genehmigungsprozess für Nachfrage und Angebot in Clarity zusammenstellen
- Ressourcenverwaltung einrichten
- Vertragsverwaltung einrichten
- Berichterstattungskalender gemäß dem Kommunikationsplan definieren

Allgemeine Ledger-Posten den Projekten zuordnen und die Richtigkeit der Buchungslinien überprüfen