Virtuelle Assistenz (VA) – Mode-Webshop (Remote)

Virtuelle Assistenz (VA) – Mode-Webshop (Remote)



Über die Rolle



Für unseren wachsenden Mode-Webshop suchen wir eine proaktive Virtuelle Assistenz, die bei den täglichen Abläufen hilft und über Wachstum mitdenkt. Du sorgst dafür, dass der Shop reibungslos läuft: Produkte sind sauber online, Kunden erhalten schnellen und exzellenten Service, und hinter den Kulissen läuft alles wie am Schnürchen. Du liebst Struktur, hast ein Auge für Stil und arbeitest gerne im E-Commerce.



Stunden: 8–16 Stunden pro Woche (Ausbau möglich)

Start: so schnell wie möglich

Standort: remote (NL)

Typ: freiberuflich / selbstständig



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Deine Verantwortlichkeiten



1) Webshop & Produktmanagement

• Produkte verwalten (Titel, Beschreibung, Varianten, Größen, Lagerbestand, Preise)

• Produktseiten optimieren: Reihenfolge der Fotos, Größenberatung, Materialinformationen, USPs

• Kollektionen/Kategorien pflegen (Neuheiten, Sale, Bestseller)

• Basis-SEO: Meta-Beschreibungen, Alt-Texte, Keywords verarbeiten

• Fehlerprüfung: Links, Bilder, Lagerbestand, Rabattcodes



2) Kundenservice (Premium & markengerecht)

• Beantwortung von E-Mails/DMs (Lieferung, Größenberatung, Retouren, Beschwerden)

• Retourenprozess begleiten (Etiketten, Sendungsverfolgung, Rückerstattungen, Umtausch)

• Bestellstatus prüfen, Ausnahmen erkennen (Verzögerung, falsche Adresse)

• FAQ aktuell halten und Standardvorlagen intelligent verbessern



3) Bestell- & Fulfillment-Support

• Bestellungen überwachen und bei Problemen eskalieren

• Zusammenarbeit mit Fulfillment-Partner/Lieferdienst (z.B. PostNL/DHL)

• Track & Trace und „where is my order“ professionell bearbeiten

• Qualitätsprobleme erfassen (Defekte, fehlende Artikel, falsche Kommissionierung)



4) Content- & Social-Media-Unterstützung (leicht, aber stilbewusst)

• Content planen (z.B. Instagram, Pinterest) basierend auf bereitgestellten Inhalten

• Kurze Bildunterschriften/Hashtags gemäß Brand Tone-of-Voice

• UGC sammeln, organisieren und Berechtigungen verwalten

• Mitdenken bei Aktionen: Drops, Sale, Bundles, Geschenkführer



5) Administration & Reporting

• Wöchentlicher Mini-Bericht: Umsatz, Bestseller, Retourengründe, Kundenanfragen

• Prozessverbesserungen vorschlagen (Vorlagen, Automatisierung, Workflows)

• Aufgaben in Asana/Trello/Notion (oder deinem System) organisieren



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Was du mitbringst (Must-haves)

• Erfahrung als VA im E-Commerce oder nachweisliche Webshop-Erfahrung

• Ausgeprägte Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (kundenfreundlich, kurz und klar)

• Genauigkeit: Du entdeckst Fehler, bevor Kunden sie sehen

• Proaktivität: Du siehst Arbeit und packst sie an

• Diskret und zuverlässig im Umgang mit Kundendaten



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Nice-to-haves

• Erfahrung mit Shopify (oder WooCommerce)

• Grundkenntnisse im E-Mail-Marketing (Klaviyo/Mailchimp)

• Canva-Kenntnisse (einfache Banner/Stories anpassen)

• Erfahrung mit Pinterest oder Instagram Shopping

• Grundkenntnisse in Analytics (Shopify/GA4)



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Tools (Vorteilhaft)

• Shopify, Gmail/Helpdesk (Gorgias/Zendesk), Instagram

• Canva, Google Drive/Sheets

• Asana/Trello/Notion

• Klaviyo (Vorteil)



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KPIs / Erfolg in dieser Rolle

• Reaktionszeit Kundenservice: < 24 Stunden (Werktage)

• Fehlerfreie Produkt-Uploads & sauberer Webshop (minimale Korrekturrunden)

• Retourengründe transparent und sinkend durch bessere Informationen/Größenberatung

• Stabiler Bestellfluss: Probleme frühzeitig erkennen und lösen

• Konsistenter Tone-of-Voice in der gesamten Kundenkommunikation



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Was du von uns bekommst

• Klares Onboarding + Vorlagen

• Viel Freiheit und Vertrauen (wenn du Eigenverantwortung übernimmst)
0• Wachstum: mehr Stunden/zusätzliche Verantwortlichkeiten möglich (z.B. E-Mail-Marketing, Content Lead)

• Zusammenarbeit mit einer Marke mit Sinn für Qualität & Ästhetik



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Bewerbung



Sende:

1. Kurze Vorstellung + relevante Erfahrung

2. Tools, mit denen du arbeitest

3. Wöchentliche Verfügbarkeit

4. Stundensatz

5. (Optional) ein paar Beispiele von Kunden-E-Mails, die du senden würdest bei: „Wo bleibt mein Paket?“ / „Ich möchte umtauschen, wie funktioniert das?„