Liebe Freelancer,
Aufgrund vorübergehender Abwesenheit suchen wir einen Freiberufler als Leitung Sekretariat, Rezeption und Kantine, für 32 - 40 Stunden / Woche, vom 20. Mai bis 18. Oktober 2019.
In dieser Funktion führen Sie hierarchisch die Gruppen Sekretariat, Rezeption und Kantine. Sie erkennen frühzeitig Engpässe und ineffiziente Arbeitsweisen in diesen Gruppen, besprechen Vorschläge, um diese zu vermeiden oder zu beheben, und überwachen die Umsetzung der diesbezüglichen Entscheidungen.
Sie gewährleisten eine gute Zusammenarbeit zwischen diesen Gruppen einerseits und wissenschaftlichen Gruppenleitern und unterstützenden Abteilungen andererseits. Darüber hinaus übernehmen Sie die Aufgaben einer Sekretärin für drei wissenschaftliche Gruppenleiter.
Im oben genannten Zeitraum werden Sie auch die sekretariellen/organisatorischen Aufgaben für eine Reihe wissenschaftlicher Symposien übernehmen, wie die Korrespondenz mit (ausländischen) Rednern, Hotels und Taxis buchen, Abrechnungen bearbeiten und als Gastgeberin für einen reibungslosen Ablauf des Symposiumtages sorgen.
Unser Institut initiiert und führt führende Grundlagenforschung an neuen, strategisch wichtigen komplexen Molekül- und Materialsystemen durch, in Zusammenarbeit mit niederländischen Universitäten und der Industrie. Das Institut befindet sich im Amsterdam Science Park und beschäftigt etwa 140 Wissenschaftler und 70 unterstützende Mitarbeiter. Einen Link zu unserer Website können wir Ihnen zusenden.
Die Gruppen Sekretariat, Rezeption und Kantine bilden zusammen eine Abteilung mit einer Führungskraft. Drei Teilzeit-Rezeptionistinnen (m/w) sorgen gemeinsam dafür, dass während der Bürozeiten die Rezeption und Telefonzentrale durchgehend besetzt sind. Dasselbe gilt für die Kantine, mit zwei Teilzeitmitarbeitern plus zwei Aushilfskräften. Im Sekretariat arbeiten drei Sekretärinnen und die Leitung, die selbst auch sekretarielle Aufgaben wahrnimmt.
Alle Mitarbeiter dieser drei Gruppen arbeiten selbstständig und versuchen (innerhalb ihrer Gruppe) als Team die Kontinuität zu gewährleisten. Die Abteilungsleitung tritt – in Absprache – regelnd auf, wo dies erforderlich ist.
Was wir von Ihnen erwarten:
- Fachhochschulniveau;
- Sekretariatsausbildung und/oder -erfahrung;
- Umfassende Kenntnisse von managementunterstützenden Arbeitsweisen/Techniken/Methoden;
- Einblick in Entscheidungsprozesse;
- Einblick in organisatorische und funktionale Zusammenhänge;
- Führungs- und Organisationsfähigkeiten;
- Gute Beherrschung der englischen Sprache.
Die Atmosphäre am Institut wird maßgeblich geprägt durch junge, enthusiastische, größtenteils ausländische Mitarbeiter. Die Kommunikation ist informell und erfolgt über kurze Wege.
Stundenhonorar (Richtwert): € 50,= (zzgl. MwSt.). Hinzu kommt die übliche Reisekostenerstattung.
Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung.
