Liebe Freelancer,
Wir sind ein Organisations- und Beratungsbüro mit Sitz in Amsterdam. Aufgrund des Ausscheidens unseres derzeitigen Officemanagers (m/w/d) suchen wir ab November 2020 einen freiberuflichen Officemanager (m/w/d) für ca. 16 bis maximal 20 Stunden, verteilt auf 2 oder 3 Tage. Davon mindestens 2 halbe Tage fest im Büro und der Rest von zu Hause aus.
Was sind deine Aufgaben?Du bist verantwortlich für die sekretarielle und administrative Unterstützung. Zudem fungierst du als ‘Spinne im Netz’ für Partner, professionelle Partner, Kunden und Stakeholder. Die Aufgabenbeschreibung umfasst eine breite Palette von Tätigkeiten zur Unterstützung der Partner. Der Schwerpunkt in den kommenden Jahren wird unter anderem auf der weiteren Digitalisierung liegen, sowohl im Hinblick auf das Dokumentenmanagement als auch auf die Nutzung der Website und die Nutzung von Social-Media-Kanälen.
Tätigkeiten:Erreichbarkeit unseres Beratungsbüros
- eingehende Telefonate/E-Mails
- Pflege der Agenden der Partner, Terminplanung
Fertigstellung und Lieferung digitaler/schriftlicher Produkte
- Ausarbeitung und Versand von Berichten, Präsentationen, Briefen, Angeboten, Gutachten, Notizen
- Erstellung von Evaluationsberichten
- Vorbereitung von Schulungs-/Kursmaterial
- Interne Verwaltung und Archivierung
- ein- und ausgehende Post
- Finanzbuchhaltung
- Adressdatenbankverwaltung
- Archivverwaltung
- Aktenverwaltung
- kontinuierliche Verbesserungen, insbesondere digital
Organisation von Einrichtungen
- Kontaktpflege mit Dritten bezüglich:
- Wartung von Gebäude und Geräten
- Empfang von Gästen
- Einkauf von Bürobedarf/Inventar
- Organisation des Caterings
Darüber hinaus möchten wir, dass du unsere Website und Social Media für uns pflegst.
Wen suchen wir?Du bist eine selbstständige und enthusiastische Sekretärin/Officemanagerin und hast Interesse, uns so schnell wie möglich zu unterstützen. Du fühlst dich wohl in einer informellen, kollegialen und professionellen Atmosphäre, in der der Kunde im Mittelpunkt steht. Eine Kooperationskultur, in der Eigeninitiative geschätzt wird.
Außerdem bist du:
- präzise, professionell und freundlich
- enthusiastisch, flexibel und proaktiv
- strukturiert, kundenorientiert und serviceorientiert
Du hast:
- ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und bist selbstständig, zuverlässig und diskret
- mindestens Fachhochschulniveau (HBO-Niveau)
- Kenntnisse und Erfahrung mit Apple Computern und Systemen
- mindestens 1-2 Jahre Berufserfahrung, vorzugsweise in einer dienstleistungsnahen Organisation
- Kenntnisse und Erfahrung mit sozialen Medien
- gute Beherrschung der niederländischen Sprache in Wort und Schrift
Wir streben eine langfristige Zusammenarbeit auf freiberuflicher Basis an. Die Vergütung richtet sich nach der Berufserfahrung.
Interesse?Antworte auf
Hoofdkraan.nl und sende uns deine Bewerbung mit begründeter Motivation und Erfahrung (Lebenslauf)
