Virtuelle Assistenz / Terminplaner gesucht für Klimaanlagenunternehmen

Für ein wachsendes Unternehmen in der Klimatechnik (Klimaanlagen-Spezialist) suchen wir eine sehr organisierte und zuverlässige Virtuelle Assistenz / Terminplaner. Der ideale Kandidat ist jemand, der proaktiv Struktur in unsere Arbeitsabläufe und Kommunikation bringt. Sie unterstützen uns bei der Verwaltung von E-Mails, der Terminplanung und administrativen Aufgaben, damit sich die Spezialisten auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.



Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Strukturierung und Pflege von E-Mail-Postfächern und administrativen Dokumenten

• Verwaltung der Terminplanung sowie das Planen und Abstimmen von Terminen mit Kunden und Kollegen’s

• Beantwortung von E-Mails von Kunden und Partnern auf professionelle und kundenfreundliche Weise

• Gegebenenfalls Unterstützung beim Versand von Mailings/Newslettern (Erfahrung mit ActiveCampaign ist ein Plus)



Fähigkeiten und Erfahrung:

• Nachweisliche Erfahrung als Virtuelle Assistenz, Managementassistent oder Terminplaner

• Außerordentlich organisiert und präzise; Sie können Chaos in Übersicht verwandeln

• Zuverlässig und diskret: Sie gehen vertraulich mit Informationen um

• Proaktiv und selbstständig; Sie erkennen anfallende Aufgaben und übernehmen diese eigenverantwortlich

• Ausgezeichnete Beherrschung der niederländischen Sprache, sowohl schriftlich als auch mündlich

• Erfahrung mit E-Mail-Verwaltung und Planungssoftware; Erfahrung mit ActiveCampaign ist ein großes Plus

• Kommunikationsstark und serviceorientiert gegenüber Kunden

• Wohnhaft in der Region (z.B. Südholland) ist ein Plus, aber nicht zwingend erforderlich – Remote-Arbeit ist möglich



Stunden und Verfügbarkeit:

• In der Anfangsphase sind Sie mehrere Tage pro Woche verfügbar (nach Absprache, ca. 3 Tage), um einen Rückstand in Organisation und Planung aufzuholen.

• Nach der Einarbeitungs- und Startphase beträgt der erwartete Einsatz etwa 2 Tage pro Woche (ca. 16 Stunden pro Woche).

• Verfügbarkeit tagsüber während der Bürozeiten ist für eine reibungslose Kommunikation erwünscht, aber wir bieten Flexibilität bei der Gestaltung Ihrer Arbeitszeiten.



Vereinbarung und Zusammenarbeit:

• Es handelt sich um einen Auftrag auf freiberuflicher Basis. Ein (Teilzeit-)Arbeitsverhältnis ist für den richtigen Kandidaten gegebenenfalls verhandelbar.

• Wir beginnen mit einer Probezeit von één Monat (oder einigen Wochen nach Absprache), um die Zusammenarbeit zu testen.

• Bei beiderseitigem Erfolg und Zufriedenheit ist eine Ausweitung der Zusammenarbeit möglich, mit langfristigem Engagement und gegebenenfalls mehr Stunden oder Verantwortlichkeiten in der Zukunft.



Vertraulichkeit:

• Sie erhalten Zugang zu sensiblen Unternehmensinformationen und Kundendaten; Integrität und Diskretion sind daher unerlässlich.

• Eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) kann Bestandteil der Vereinbarung sein.



Sind Sie der organisierte Terminplaner, den wir suchen, und haben Sie Lust auf diese Herausforderung? Dann bewerben Sie sich auf diesen Auftrag mit Ihrer Erfahrung und Verfügbarkeit. Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung und eine mögliche Zusammenarbeit!