In vielen Unternehmen ist das Besprechen von Themen zu einer täglichen Aufgabe geworden. Als Selbstständiger hofftest du vielleicht, davon verschont zu bleiben, doch auch deine Anwesenheit wird bei Besprechungen häufig gewünscht. 67 % der Besprechungen sind jedoch nicht produktiv und erreichen ihre Ziele nicht. Wie kannst du sicherstellen, dass die Besprechung produktiv ist? Freelancer.at, die Plattform für Selbstständige, hat 12 hilfreiche Tipps zusammengestellt.

1. Erstelle eine Ziel-Liste

Warum muss es eine Besprechung geben? Was muss entschieden werden und worüber soll gesprochen werden? Stelle sicher, dass am Ende der Besprechung diese Liste überprüft wird: Wurde alles behandelt und ist es klar?

2. Erstelle eine Agenda

Basierend auf der Ziel-Liste kannst du eine kurze Agenda erstellen. Sende diese Dokumente vor der Besprechung an die Eingeladenen. So können sie auch überlegen, was von ihnen erwartet wird und ob sie sich vorbereiten müssen. Bitte alle, dies wirklich durchzulesen. Um sicherzugehen, solltest du alles so prägnant wie möglich beschreiben.

3. Lade nur die wirklich notwendigen Personen ein

Anhand der Agenda können die Eingeladenen auch sehen, ob ihre Anwesenheit wirklich erforderlich ist. Vielleicht müssen sie am Ende einer zweistündigen Besprechung nur etwas über ihr Projekt erzählen. Bitte sie dann, nur am Ende teilzunehmen, anstatt die gesamte Besprechung anwesend zu sein.

4. Höre mit dem Multitasking auf

Niemand hat wirklich Lust auf Besprechungen, und wenn es gerade nicht um ein wichtiges Thema geht, wird oft die E-Mail überprüft, eine WhatsApp-Nachricht beantwortet oder darüber nachgedacht, was man am Abend essen wird. Doch wenn es dann um etwas Wichtiges geht, haben sie die Hälfte verpasst! Sorge daher dafür, dass alle ihre Telefone weglegen und sich wirklich auf die Besprechung konzentrieren.

5. Vermeide lange Monologe

Je länger dieselbe Person spricht, desto mehr Menschen schalten ab. Vermeide daher zu lange Monologe und sorge dafür, dass es ein echtes Gespräch bleibt. Solange mehrere Personen zu Wort kommen, ist es einfacher, die Aufmerksamkeit zu halten.

6. Vereinbare im Voraus eine Endzeit

Menschen beginnen mit dem Multitasking, weil sie beschäftigt sind, andere Dinge zu erledigen haben und nervös werden. Um dies zu vermeiden, vereinbare im Voraus eine Endzeit, die für alle akzeptabel ist. Achte darauf, dich auch an diese Endzeit zu halten.

7. Achte auf stille Personen

Schweigen bedeutet nicht immer Zustimmung. Manchmal ist die Diskussion zu heftig, traut sich jemand nicht einzumischen oder gibt es andere Gründe, warum jemand still bleibt. Überprüfe daher bei wichtigen Entscheidungen, ob die stillen Personen ebenfalls einverstanden sind.

8. Plane kurze Besprechungen ein

Wenn viel besprochen werden muss, plane mehrere kurze Besprechungen ein. Je länger die Besprechung dauert, desto unproduktiver wird man. Plane etwa eine halbe Stunde für maximale Produktivität ein.

9. Mache Pausen

Wenn es doch länger dauert oder es sich um eine Besprechung mit heftigen Diskussionen handelt, mache zwischendurch eine Pause. So kann jeder alles sacken lassen, untereinander noch einmal besprechen und danach frisch weitermachen.

10. Nutze Skype!

Willst du wirklich produktiv sein? Plane dann eine Videobesprechung ein. Studien zeigen, dass nur 4 % bei Videobesprechungen abgelenkt sind, im Vergleich zu 92 % in einer normalen Besprechung oder 57 % bei einer Telefonbesprechung ohne Bild.

11. Fasse zusammen

Gehe am Ende der Besprechung alle Entscheidungen noch einmal durch. Wurde alles protokolliert oder ist es notwendig, die Entscheidungen an alle zu mailen? Halte dies so kurz wie möglich, um sicherzustellen, dass es auch gelesen wird.

12. Wähle einen Vorsitzenden

Wenn du all das oben Genannte in die Praxis umsetzen möchtest, wähle einen Vorsitzenden, der auf diese Punkte achtet. Hat jeder zu Wort kommen, spricht jemand zu lange, haben wir noch Zeit und wurden alle Ziele erreicht?

Quelle: Lifehack.org, express.be

Autor: Sanne de Jong, Redaktion Freelancer.at.