Denkst du auch manchmal: Es wäre so schön, wenn ich unternehmerisch tätig sein könnte, ohne all den Aufwand drumherum. Keine Sorgen um die Verwaltung. Kein Rätselraten mit der Planung. Herrlich ruhig, ohne soziale Medien und ohne den ganzen Tag lästige Anrufe und Nachrichten entgegennehmen zu müssen. Einfach das tun, was du am liebsten machst und worin du gut bist: Webseiten erstellen, coachen, schreiben, designen, was auch immer. „JA, BITTE!“, sehe ich dich denken! Nun, dann kümmere dich darum! Ein virtueller Assistent macht dein Leben als Selbstständiger um einiges einfacher.
Was ist das eigentlich? Ein virtueller Assistent?
Viele Menschen denken bei einem VA an eine Sekretärin aus der Ferne, aber um ein gutes Bild davon zu bekommen, was ein virtueller Assistent genau ist, haben wir uns bei drei freiberuflichen virtuellen Assistenten, oder besser gesagt VAs, erkundigt: Marjolein van der Linden (MarjoleinInschakelen), Willy van Putten (WvS Online Business Support) und Ingrid Groen (Ingrid Groen Virtual Assistant). Ein virtueller Assistent ist eine Unterstützung, eine Ergänzung, eine Rückendeckung, ein Sparringspartner und eine doppelte Kontrolle. Es gibt verschiedene Arten von VAs, aber was sie gemeinsam haben, ist, dass sie Dinge erledigen, mit denen du dich lieber nicht beschäftigen möchtest. Terminmanagement, Anrufe entgegennehmen, E-Mails beantworten, Verwaltung führen, soziale Medien, deine Webseite aktualisieren und deine Buchhaltung erledigen. Was steht also immer ganz unten auf deiner Prioritätenliste? Deine sozialen Medien und die Pflege deiner Webseite? Perfekt, dann wähle einen VA, der darin hervorragend ist.
„Einen VA bezahlen? Ich bin schon froh, wenn ich meine eigenen Einkäufe bezahlen kann.“
Viele Selbstständige wissen, dass sie von einem virtuellen Assistenten profitieren könnten, trauen sich jedoch nicht, sich auf die festen Kosten einzulassen. Marjolein spiegelt ihren potenziellen Kunden daher immer vor: „Wenn alles gut läuft, ist dein Stundensatz höher als meiner. Wenn du dann bedenkt, wie viel du in den 10 Stunden pro Woche, die du mit sozialen Medien und Webseiten-Updates verbracht hast, hättest verdienen können. Gib mir diese 10 Stunden und wir haben eine Win-Win-Situation!“
Aber ich kann doch nicht einfach mein „Kind“ aus der Hand geben?
Du solltest auf keinen Fall einfach die Schlüssel zu deinem Unternehmen an den ersten besten Vorbeigehenden übergeben. Eine persönliche Verbindung ist das Allerwichtigste, sagen alle drei virtuellen Assistenten. Du musst ein Stück Kontrolle über dein „Kind“ loslassen, und dafür ist Vertrauen notwendig. „Wenn ich keine Verbindung zu jemandem habe, empfehle ich jemand anderen aus dem VA-Netzwerk“, sagt Willy van Putten. Dieses Netzwerk ist groß und die Assistenten verweisen regelmäßig aufeinander. Sie sehen sich nicht als Konkurrenten, sondern als Ergänzung. „Für VAs gilt das Gleiche wie für Unternehmer“, erzählt Ingrid. „Jeder ist anders und man kann nicht in allem gut sein.“ Sie ist sich auch sehr bewusst, wie groß das Vertrauen ist, das ein Auftraggeber in sie setzt. „Ich sorge immer für transparente Kommunikation und gehe den extra Schritt, um sicherzustellen, dass ich genau verstehe, was jemand meint.“
Okay, ich hätte gerne so einen Assistenten! Wo finde ich einen VA?
Du kannst VAs ganz einfach über die Freelancer-Datenbank auf Freelancer.at finden oder du stellst einen Aufruf auf Facebook (dem natürlichen Habitat vieler VAs) ein. Ingrid empfiehlt, gut im Voraus darüber nachzudenken, was du abgeben möchtest, und passende Kandidaten zu suchen. Trink anschließend eine Tasse Kaffee und finde heraus, ob ihr auf einer Wellenlänge seid. Sie warnt Selbstständige, nicht nach einer Kopie von sich selbst zu suchen. „Jemand sollte dich gerade ergänzen!“ Marjolein verschenkt aus diesem Grund immer die ersten drei Stunden. Auch arbeitstechnisch muss man sich ein wenig kennenlernen, und als VA benötigt man Zeit, um die Arbeitsprozesse des Auftraggebers zu verstehen. Nach drei Stunden haben beide Parteien ein gutes Bild voneinander und eine fruchtbare Zusammenarbeit kann beginnen. Es ist auch überhaupt nicht ungewöhnlich, mehrere VAs zu haben. So hatte Ingrid einen Auftraggeber, der gleich sechs VAs hatte. Eine für Technik, eine für Vertrieb, eine für das tägliche Management und noch einige mehr. Sie war ein kleines Unternehmen geworden und wuchs wie verrückt!
Sollte ich dann auch gleich meine Bankdaten und Hausschlüssel an den virtuellen Assistenten übergeben?
Der Grad an Einsicht, Vertrauen und Handlungsspielraum, den ein virtueller Assistent von einem Auftraggeber erhält, variiert stark. Du kannst dich entscheiden, nur eine bestimmte Anzahl von Aufgaben auszulagern, oder du kannst auch gleich deine PIN weitergeben, damit der VA ohne dein Eingreifen deine Bankgeschäfte in Ordnung halten kann. „Der Kunde bleibt König“, sagt Willy. Manche Kunden möchten jeden Tag anrufen, während bei anderen eine wöchentliche E-Mail ausreicht. Du kannst die Aufgaben des VAs nahezu ganz nach deinem Geschmack und Budget gestalten.
