Wir wissen fast alle, wie es als Unternehmer läuft: Umsatz – Kosten = Gewinn, und nur auf diesen Gewinn zahlst du Steuern. Es wäre also vorteilhaft, die abzugsfähigen Kosten so hoch wie möglich zu gestalten. Wir beobachten, was andere Selbstständige tun, um ihre Kosten zu steigern. Aber wie sieht es wirklich aus? Welche Kosten kannst du als Betriebsausgaben ansetzen, was ist also abzugsfähig und was nicht? Welche Mehrwertsteuer kannst du anrechnen und welche nicht? Freelancer.at, die Plattform für Selbstständige, hat das für dich recherchiert.

Was sind Betriebsausgaben? Im Grunde sind das alle Kosten, die du aufbringen musst, um dein Unternehmen vernünftigerweise zu führen. Das Finanzamt urteilt darüber nicht weiter. Brauchst du den neuesten Computer mit der aktuellsten Version von Photoshop und Illustrator jedes Jahr, oder erledigst du deine Arbeit auf dem alten Laptop deines Vaters mit einer kostenlosen Version von Photoshop und Paint? Das bleibt dir überlassen! Solange du es nachweisen kannst und Belege hast.

Büro

Die Miete für deine Geschäftsräume, sei es Büro, Laden oder Restaurant, sowie alle damit verbundenen Kosten wie Energiekosten, Versicherungen, Reinigungskosten usw. sind selbstverständlich Betriebsausgaben. Auch die Einrichtung: Schreibtische, Stühle, Farbe, Böden, Schränke kannst du als abzugsfähige Kosten ansetzen.

Wenn du einen Arbeitsplatz zu Hause eingerichtet hast, muss es sich um einen abtrennbaren (vermietbaren) Raum mit eigenem Sanitärbereich handeln, in dem du mindestens 30 % deiner Einkünfte erzielst, um ihn als geschäftlich zu betrachten. Auf der Website des Finanzamts findest du ein nützliches Hilfsmittel, um zu bestimmen, ob du für die Kostenabzüge in Frage kommst. Wenn das der Fall ist, kannst du einen Teil der Miete und der Energiekosten, Reinigungskosten usw. abziehen.
Kosten für die Einrichtung eines Arbeitsplatzes in deiner Küche oder in einem zusätzlichen Zimmer zählen also nicht als Betriebsausgaben.
Dieses Thema führt oft zu Diskussionen. Bei Zweifeln kontaktiere deinen Steuerberater und sorge für ausreichende Dokumentation.

Telefon & Internet

Die Kosten für das Mobiltelefon und Internet kannst du als Betriebsausgaben abziehen. Allerdings nur den Teil, den du geschäftlich nutzt. Das gilt auch für den Anschaffungspreis deines Telefons.
Um eine Schätzung vorzunehmen, kannst du eine Woche lang festhalten, wie viele Anrufe/SMS/Internet du geschäftlich und privat nutzt. Ist das 50-50 oder eher 20-80? Den geschäftlichen Anteil kannst du als Kosten ansetzen. Beachte, dass der Mehrwertsteuervorsteuerabzug ebenfalls nur für den geschäftlichen Teil gilt.

Empfänge, Essen und Trinken & Studienreisen

Bei einigen Kosten ist es etwas komplizierter, und es gibt eine bestimmte 'Schwelle'. Dies gilt für:

  • Essen und Trinken, zum Beispiel Mittagessen (exklusive Mehrwertsteuer)

  • 'Repräsentations'-Kosten, wie Empfänge, Feiern, Veranstaltungen und Ausflüge mit Auftraggebern oder Interessenten

  • Studienreisen, Kongresse, Exkursionen – für Übernachtungskosten gilt ein Maximum von €1.500.

Die Schwelle für diese Kosten liegt bei €4.500 (2018). Solange du unter diesem Betrag bleibst, kannst du 80 % als Kosten absetzen (und 20 % musst du selbst tragen). Über diesem Betrag kannst du nur den Betrag, der darüber hinausgeht, absetzen.

Kurse

Es wäre natürlich ideal, wenn du viele Kurse besuchen könntest, um auf dem neuesten Stand zu bleiben und die Kosten dafür absetzen könntest. Aber achte darauf: Der Kurs, die Ausbildung oder der Workshop zählen nur als Betriebsausgaben, wenn sie dazu dienen, das Wissen zu erwerben oder aufrechtzuerhalten, das du für deine Arbeit benötigst. Sobald es um neue Fachkenntnisse, die Erweiterung deiner Fähigkeiten oder deines Arbeitsfeldes geht, zählen sie nicht als Betriebsausgaben.
Im ersten Fall zählen die Stunden auch für die Stundenkriterien für den Selbstständigenabzug, im zweiten Fall nicht.

Arbeitskleidung

Für einen Selbstständigen ist es oft wichtig, repräsentativ auszusehen, daher wäre es vielleicht logisch, Arbeitskleidung abzusetzen. Aber achte darauf: Hier gilt die Regel, dass du die Kleidung wirklich nur bei der Arbeit tragen musst, wie einen Arbeitsoverall oder ein Firmenuniform. Bei einem T-Shirt oder Pullover ist es nur abzugsfähig, wenn ein Logo oder ein Markenzeichen von mindestens 70 cm² darauf ist.

Reisekosten

Kosten, die für Reisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln anfallen, werden vollständig erstattet. Bewahre jedoch dein Ticket/den Beleg auf oder drucke über die ÖPNV-Karte eine Übersicht aus. Hier gilt übrigens ein Mehrwertsteuersatz von 6 %.

Reist du mit dem Auto oder dem Fahrrad? Dann gilt ein fester Betrag von 19 Cent pro Kilometer. Das gilt jedoch nur, wenn es sich um ein privates Auto oder Fahrrad handelt, das du dann 'mietest', um es geschäftlich zu nutzen.
Du kannst dein Auto oder Fahrrad jedoch auch als Betriebsvermögen betrachten, dann ist es eine Investition und du kannst das in 1 oder mehreren Raten absetzen. Dafür muss das Auto oder Fahrrad jedoch mindestens 10 % geschäftlich genutzt werden. Reparaturen, TÜV und Ähnliches sind dann ebenfalls Betriebsausgaben.

Wenn du die gefahrenen Kilometer für ein Auto oder Motorrad gemäß den Vorschriften genau festhältst, gilt keine Nachversteuerung. Kann jedoch keine lückenlose Kilometerabrechnung vorgelegt werden, gilt eine Nachversteuerung abhängig von den Emissionen des Autos/Motorrads (maximal 25 % des Listenpreises). Darüber hinaus kommt jährlich ein Mehrwertsteuerbetrag für diese Nachversteuerung (2,7 oder 1,5 % des Listenpreises) hinzu.

Verteilte Kosten

Einige Kosten musst du über mehrere Jahre verteilen. Dies gilt insbesondere für höhere Beträge, Investitionen in Betriebsmittel über 450 Euro und für Dinge, die du für mehrere Jahre anschaffst. Dies betrifft: Gebäude, Maschinen (wie Computer, Kopierer, aber auch Traktoren für landwirtschaftliche Betriebe), Autos und deinen Warenbestand.
Denk bei Kosten für Produkte und Dienstleistungen, die du für mehrere Jahre anschaffst, beispielsweise an eine große Werbekampagne für drei Jahre (vorher mit deinem Steuerberater absprechen) sowie Genehmigungen, Lizenzen oder Sponsorenverträge.

Sonstige Kosten

Die anderen 'kleinen' Kosten, die du hast, sind relativ einfach. Diese kannst du als Betriebsausgaben absetzen. Denk dabei an: Briefpapier, Visitenkarten, Briefmarken, Fachliteratur, Bankgebühren, Anzeigen in Zeitungen oder (Fach)zeitschriften, Software usw.

Mehrwertsteuererklärung

Neben der Umsatzsteuererklärung am Ende des Jahres machst du auch eine Mehrwertsteuererklärung jeden Monat/Quartal/Jahr. Von den meisten Kosten kannst du die Mehrwertsteuer bei der Erklärung von der Mehrwertsteuer abziehen, die du verdient hast. Aber das gilt nicht für alle Kosten.
Die Mehrwertsteuer auf Essen und Trinken in Gastronomiebetrieben ist nicht abzugsfähig. Die Kosten exkl. Mehrwertsteuer kannst du, wie oben erwähnt, jedoch als Betriebsausgaben abziehen. Die Mehrwertsteuer auf geschäftliche Übernachtungen darfst du hingegen wohl abziehen.

Abschließend ist es wichtig, von allem Belege zu haben und diese mindestens 7 Jahre aufzubewahren. Wird eine Rechnung erstellt, achte darauf, dass diese auf den Namen des Unternehmens ausgestellt ist.

Quellen: Finanzamt, Selbstständige Niederlande und Kubus Culemborg.

Brauchst du Hilfe bei deiner Steuererklärung oder Buchhaltung? Selbstständige auf Freelancer.at helfen dir gerne weiter.