Als Freelancer arbeitest du oft an mehreren Projekten gleichzeitig. Es ist entscheidend, eine gute Balance zwischen verschiedenen Kunden, Fristen und Aufgaben zu wahren. Der ständige Strom von E-Mails und die wachsende Anzahl an Word-Dokumenten können schnell überwältigend werden. Ohne einen strukturierten Ansatz verlierst du leicht den Überblick. Sorge daher dafür, dass du alles ordentlich in verschiedenen Ordnern organisierst, damit du immer die Kontrolle behältst.
Notiere, woran du arbeitest
Beginnst du gerade als Freelancer und hast nur wenige Kunden? Dann kannst du vielleicht alles noch im Kopf behalten. Aber sobald es geschäftiger wird, läufst du Gefahr, etwas zu vergessen. Wichtige Dinge können dir entgehen, Fristen drohen verpasst zu werden und Stress ist vorprogrammiert. Vermeide dies, indem du systematisch festhältst, woran du arbeitest. Schreibe es auf Papier, auf ein Whiteboard oder digital in einer Tabelle. Welche Methode du auch wählst: Notiere alle deine Kunden, laufenden Projekte und den Status deiner Arbeiten.
E-Mail-Management
Wenn du regelmäßig E-Mails versendest, ist es wichtig, deinen Posteingang übersichtlich zu halten. Ohne Struktur entsteht schnell Chaos. Für eine gute Geschäftsbeziehung ist es wichtig, schnell auf Nachrichten zu reagieren, damit keine wichtige E-Mail deiner Aufmerksamkeit entgeht. Erstelle daher verschiedene Ordner und unterteile sie in 'geschäftlich' und 'privat'. Für jeden Kunden kannst du einen separaten Ordner mit Unterordnern wie 'dringend', 'to do' und 'Archiv' anlegen. Ziehe E-Mails direkt in den richtigen Ordner oder richte Filter ein, damit sie automatisch eingehen. Organisiere deinen Posteingang und lese deine E-Mails vorzugsweise zu festen Zeiten, damit du nicht ständig abgelenkt wirst. Dies steigert deine Produktivität.
Verwaltung von Word-Dokumenten
Sei ebenso strukturiert mit deinen Dateien auf dem Computer wie mit deinem Posteingang. Erstelle für jeden Kunden separate Ordner, zum Beispiel unterteilt in 'laufende Aufträge' und 'Archiv'. Innerhalb dieser Ordner kannst du Unterordner für jeden Auftraggeber anlegen. Sobald ein Auftrag abgeschlossen ist, verschiebst du die Dateien ins Archiv. Verwende immer klare Dateinamen mit einer Beschreibung und dem Datum der Bearbeitung. So findest du schnell die richtige Version wieder. Auch Fotos, Zeichnungen und PDF-Dateien, die du von Kunden erhältst, bewahrst du am besten in einem separaten Unterordner, zum Beispiel 'Anhänge'. Vergiss nicht, einen Ordner für deine Rechnungen zu erstellen, damit diese immer übersichtlich bleiben.
Führe Akten
Im Laufe der Zeit hast du verschiedene Aufträge abgeschlossen. Viele Arbeiten musst du aufbewahren, wie Fotos und Negative von Entwürfen, Broschüren, Beispielmaterial und Prototypen. Auch Angebote, Notizen, Verträge und Korrespondenz sind wichtig, um sie aufzubewahren. Es ist ratsam, all dies in einem physischen Aktenordner aufzubewahren. Dies kann einfach mit einem großen stabilen Umschlag pro Kunde geschehen, versehen mit einem Etikett mit Kundenname und Startdatum. Für einen professionelleren Ansatz investierst du in einen Aktenschrank oder eine Schublade mit Hängemappen. So bewahrst du alle Akten übersichtlich auf und teilst sie nach Segmenten ein, wie laufende Aufträge, abgeschlossene Aufträge, Interessenten, eigene Verwaltung und Diverses.
Indem du systematisch festhältst, woran du arbeitest, organisiert in deinem Posteingang und auf deinem Computer arbeitest und Kundendaten gut aufbewahrst, verhinderst du, dass du den Überblick verlierst. Dank dieser Dokumentation findest du alles schnell wieder und hast eine zuverlässige Quelle, auf die du bei einem Konflikt zurückgreifen kannst. Darüber hinaus ist eine gute Dokumentation notwendig für eine korrekte Verwaltung.