Als Unternehmer bist du verpflichtet, eine Verwaltung zu führen und aufzubewahren, unter anderem für die Umsatzsteuervoranmeldung. Für viele Freelancer fühlt sich die Verwaltung wie ein notwendiges Übel an, da du vor allem aus Leidenschaft für dein Handwerk arbeitest. Dennoch bietet eine aktuelle Verwaltung viele Vorteile: Sie gibt dir einen klaren Einblick in die finanzielle Situation deines Unternehmens.
Ein Schatz an Informationen über dein Unternehmen
Eine sorgfältig geführte Verwaltung liefert wertvolle Informationen. Je aktueller deine Verwaltung ist, desto besser kannst du auf Veränderungen reagieren. Du weißt genau, wie hoch deine Kosten sind, ob sie innerhalb der Margen bleiben, wie sich dein Gewinn entwickelt und wie deine Cashflow aussieht. Als Unternehmer bist du gesetzlich verpflichtet, deine Verwaltung sieben Jahre lang aufzubewahren. Dazu gehören unter anderem die Kassenbuchführung, Kassenbons, Einkaufs- und Verkaufsbücher, Zwischenkontrollberechnungen, Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge, Kalender und Korrespondenz.
Methoden zur Verwaltung deiner Unterlagen
Du kannst deine Verwaltung auf verschiedene Weise organisieren. Selbst mit einer Tabellenkalkulation wie Excel zu arbeiten, ist eine Möglichkeit. Auch Online-Buchhaltungsprogramme sind beliebt; sie verlangen oft eine monatliche Gebühr, sind jedoch in der Regel günstiger als ein Buchhalter. Die Beauftragung eines Buchhalters hat jedoch Vorteile: Du gibst die Umsatzsteuervoranmeldung ab und hast mehr Sicherheit, dass alles korrekt und regelkonform abläuft, was Probleme mit dem Finanzamt vermeidet. Bist du unsicher, welche Methode am besten zu dir passt? Frage dann Kollegen oder teste eine kostenlose Probeversion eines Online-Buchhaltungssystems.
Verwaltung zu Beginn deines Unternehmens
In der Anfangsphase deines Unternehmens entstehen oft bereits Kosten, beispielsweise für Einkäufe oder Werbung. Es ist wichtig, diese sofort gut zu verwalten, denn Anlaufkosten sind als Betriebsausgaben absetzbar. Führe auch eine Stundenerfassung. Die Stunden, die du vor dem offiziellen Start arbeitest, zählen für das Stundenkriterium, wenn du den Selbständigenabzug beantragen möchtest. Startest du aus einer UWV-Leistung? Informiere dich dann gut über die Regelungen zu den Einnahmen, um unerwartete Rückzahlungen zu vermeiden.
Halte deine Ausgaben täglich fest
Unabhängig davon, ob du einen Buchhalter hast, ist es wichtig, täglich deine Ausgaben festzuhalten, um den Überblick zu behalten. Arbeite systematisch und bewahre alle Dokumente auf, die Einblick in deine Geldströme geben, wie Rechnungen, Zahlungsbelege, Bons und Kontoauszüge. So erkennst du schnell dubiose Debitoren und kannst rechtzeitig handeln. Gewöhne dir an, deine Ausgaben nach Kategorien zu ordnen und Bons zu nummerieren. Bewahre alle Bons auf, die du als Kosten angibst, für den Fall einer Steuerprüfung. Dieser Ansatz erleichtert die Übersicht am Ende des Monats.
Ein Buchhalter kann helfen
Zu Beginn kannst du deine Verwaltung oft selbst führen, auch wenn es Zeit kostet. Mit zunehmender Kundenzahl und Aufträgen möchtest du diese Zeit lieber in dein Handwerk investieren. Dann ist es effizienter, einen Buchhalter zu beauftragen. Er oder sie kümmert sich um deine vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung und die jährliche Steuererklärung. Du musst nur deine Verwaltung bereitstellen. Natürlich kostet das Geld, aber du gewinnst wertvolle Zeit, die du in deine Arbeit stecken kannst.
Das Aufschieben deiner Verwaltung führt zu Stress und weniger Übersicht. Du verlierst leicht Bons und weißt später nicht mehr, wofür sie waren. Selbst wenn du einen Buchhalter hast, ist es wichtig, dass du deine Verwaltung ordentlich führst. Dies ist besonders entscheidend, wenn dein Unternehmen wächst, zum Beispiel bei der Einstellung von Personal.