Rechnungen als Freelancer: So machst du es korrekt und effizient

Als Freelancer möchtest du dich wahrscheinlich lieber auf dein Handwerk konzentrieren als auf das Versenden von Rechnungen. Oder vielleicht macht dir das sogar Spaß. Wie auch immer, nach Abschluss deiner Arbeiten musst du eine Rechnung erstellen, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Überlege dir, wie du fakturieren möchtest

Als angehender Freelancer ist es wichtig, über das Layout deiner Rechnung nachzudenken. Achte darauf, dass es zu deinem Corporate Design passt, damit deine Marke gut zur Geltung kommt. Neben der Gestaltung entscheidest du auch, wie du die Rechnungen erstellen möchtest. Du kannst beispielsweise ein Layout in Excel entwerfen und jede Rechnung manuell erstellen oder dich für spezielle Rechnungssoftware entscheiden. Diese Systeme sind benutzerfreundlich, halten Rechnungsnummern automatisch fest und generieren einfach Erinnerungen oder Mahnungen.

Rechnungen versenden

Beim Verkauf von Produkten oder der Erbringung von Dienstleistungen musst du immer eine Rechnung ausstellen. Liefere an andere Unternehmer, musst du diese Rechnungen ebenfalls immer versenden. Viele Freelancer entscheiden sich dafür, Rechnungen zu einem festen Zeitpunkt zu versenden, beispielsweise in der letzten Woche des Monats. Du kannst auch direkt nach einem Auftrag fakturieren. Achte darauf, die Verkaufsrechnungen in deiner Buchhaltung zu erfassen. Bist du umsatzsteuerpflichtig, musst du Umsatzsteuer erheben und jedes Quartal eine Steuererklärung bei der Finanzbehörde abgeben. Das Erstellen einer Rechnung ist einfach, erfordert jedoch Sorgfalt.

Rechnungsnummer und Datum

Jede Rechnung muss einzigartig sein und eine eigene Rechnungsnummer erhalten. Die Reihenfolge ist wichtig: Jede folgende Rechnung erhält eine fortlaufende Nummer. Du kannst selbst wählen, mit welcher Nummer du beginnst, beispielsweise 1 oder das Jahr gefolgt von drei oder vier Nullen. Diese Nummerierung erleichtert das Auffinden von Rechnungen. Beginne jedes Jahr am 1. Januar erneut mit einer neuen Nummer, beispielsweise 2024000, gefolgt von 2024001 usw. Gib auch immer das Datum an, an dem du die Rechnung ausstellst. Falls zutreffend, gib auch das Datum der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen oder das Datum einer Vorauszahlung an.

Unternehmensdaten deines Kunden und von dir selbst

Auf jeder Rechnung gibst du den Firmennamen und die Anschrift sowohl deines Kunden als auch von dir selbst an. Von deinem eigenen Unternehmen notierst du auch die Handelsregisternummer, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die geschäftliche Bankverbindung. Mach es deinen Kunden so einfach wie möglich, indem du auch den Namen angibst, der bei der Zahlung verwendet werden soll.

Erbrachte Dienstleistung, Preis und Umsatzsteuer

Beschreibe klar, welche Waren oder Dienstleistungen du erbracht hast und zu welchem Preis. Gib die Art und Menge der gelieferten Waren oder die Art und den Umfang der Dienstleistungen an. Setze hinter jede Dienstleistung den Preis ohne Umsatzsteuer, summiere die Beträge und gib den Umsatzsteuerbetrag an. Nenne auch den Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer. Mache deutlich, welcher Umsatzsteuersatz gilt. Liefere an einen Kunden im Ausland, kann die Regelung zur Steuerschuldnerschaft gelten, bei der der Kunde die Umsatzsteuer in seinem Land selbst abführt. In diesem Fall gib die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Kunden an und vermerke, dass die Umsatzsteuer „verlagert“ ist.

Zahlungsfrist

Gib auf der Rechnung an, was die Zahlungsfrist oder das Fälligkeitsdatum ist. Standardmäßig gilt eine gesetzliche Zahlungsfrist von dreißig Tagen, aber du kannst auch eine andere Frist vereinbaren. Eine kürzere Frist kann vorteilhaft für deinen Cashflow sein. Nenne diese Frist auch in deinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Beachte, dass einige Kunden, wie große Unternehmen, eine eigene Standardfrist haben, beispielsweise sechzig Tage. Das kann bedeuten, dass du länger auf dein Geld warten musst. Überprüfe daher immer die Bedingungen eines neuen Kunden oder erstelle im Voraus einen Vertrag, in dem du eine andere Zahlungsfrist vereinbarst.

Vorauszahlungen und Ratenzahlungen

Es ist ratsam, eine Vorauszahlung zu verlangen, bevor du mit einem Auftrag beginnst. Dies hilft, die ersten Kosten zu decken und verringert das Risiko von unbezahlter Arbeit, insbesondere bei einem dubiosen Debitor. Vorauszahlungen liegen normalerweise zwischen zehn und fünfzig Prozent des Gesamtbetrags. Schicke hierfür eine Rechnung, bevor du beginnst. Gib an, dass du nach Zahlung der Vorauszahlung mit dem Auftrag beginnst, und lege fest, unter welchen Bedingungen eine (teilweise) Rückzahlung möglich ist, beispielsweise bei Krankheit oder Stornierung. Diese Vereinbarungen schaffen Vertrauen und stärken deine Geschäftsbeziehung.

Stufenweise Zahlung

Bei großen Projekten ist es üblich, in Raten bezahlt zu werden, die an Meilensteine innerhalb des Projekts gekoppelt sind. Dies schützt dich, da du nicht weiterarbeitest, wenn die Zahlung für die zuletzt erbrachte Leistung noch nicht erfolgt ist.

Für einen aktuellen Überblick über die gesetzlichen Rechnungsanforderungen besuche die Website der Finanzbehörde. Versende Rechnungen per Post oder, bei Versand per E-Mail, als PDF-Datei. So kann der Empfänger die Rechnung einfach herunterladen und aufbewahren. Bewahre Rechnungen mindestens sieben Jahre auf, das trägt zu einer guten Buchhaltung bei.