Bevor du mit einem Auftrag beginnst, ist es von großer Bedeutung, klare Vereinbarungen mit deinem Auftraggeber zu treffen. Nur wenn beide Parteien genau wissen, was sie voneinander erwarten, kannst du mit Vertrauen an die Aufgabe starten. Dies fördert eine gute Zusammenarbeit und verhindert Missverständnisse. Achte daher darauf, dass du während des Briefings alle deine Fragen beantwortet bekommst.

Beginne erst, wenn alles klar ist

Dein Angebot ist genehmigt und du kannst mit dem Auftrag beginnen! Für viele erfahrene Freelancer und Selbstständige ist dies bekanntes Terrain; sie wissen, was sie können und wo ihre Stärken liegen. Für angehende Freelancer kann es schwieriger sein, einen Auftrag richtig einzuschätzen, da es an Erfahrung mangelt. Denk daran: Beginne erst, wenn alles klar ist. Durch klare Vereinbarungen über den Auftrag und die Zusammenarbeit verhinderst du Enttäuschungen und Konflikte.

Stelle im Voraus gezielte Fragen

Ohne ausreichende Informationen kannst du nicht gut starten. Während des Briefings besprichst du alle Details. Die Menge an Informationen variiert je nach Kunde und Projekt. Bei manchen Kunden ist alles gut dokumentiert, während du bei anderen viel selbst herausfinden musst. Es ist daher ratsam, im Voraus Fragen schriftlich festzuhalten. Überlege dir, welche Antworten du benötigst, um den Auftrag präzise auszuführen. Bereite dich eventuell mental vor, indem du so tust, als würdest du bereits am Tisch mit dem Kunden sitzen oder telefonisch sprechen.

Erwartungen an den Auftrag

Treffe klare Vereinbarungen darüber, wie du den Auftrag angehen wirst. Bespreche jeden Teil gründlich, damit ihr dieselbe Vision über das Endergebnis teilt. Es mag übertrieben erscheinen, aber ohne Einigung kann es sein, dass du denkst, eine einfache Website zu erstellen, während der Kunde eine Seite mit umfangreichen Flash-Animationen und dekorativen Elementen erwartet.

Spezifikationen bei großen Projekten

Bei einem großen Projekt reicht oft ein Standard-Briefing nicht aus. Durch die detaillierte Spezifikation des Projekts wird klar, wie du es umsetzt und ob dies den Wünschen des Kunden entspricht. So kannst du für jeden Teil eine Zeitabschätzung vornehmen. Dies hilft bei der Berechnung des Endbetrags und verhindert, dass der Auftraggeber während des Projekts noch große Änderungen vornimmt. Sollten solche Änderungen dennoch notwendig sein, kannst du auf dein ursprüngliches Angebot zurückgreifen und die zusätzliche Arbeit als Mehrarbeit anbieten.

Erwartungen an die Zusammenarbeit

Ebenso wichtig wie der Auftrag ist es, die Rückmeldungen und die Zusammenarbeit zu besprechen, die du vom Auftraggeber erwartest. Dies stärkt die geschäftliche Beziehung. Kunden arbeiten auf unterschiedliche Weise zusammen. Mache klar, wie du die Zusammenarbeit am liebsten gestalten würdest. Einige Kunden geben beispielsweise erst nach einer Phase Feedback, andere mischen sich kontinuierlich in das Projekt ein. Teile mit, was dir angenehm ist und was nicht.

Gesamtdauer des Projekts

Stelle sicher, dass dein Kunde weiß, aus welchen Phasen der Auftrag besteht. Bei einer einfachen Aufgabe reicht ein Enddatum, aber bei komplexeren Aufträgen ist es wichtig, klarzustellen, welche Rolle und Frist der Kunde hat. Zum Beispiel, wann er Material bereitstellen oder bei der Organisation eines Standorts für ein Fotoshooting helfen muss. Ohne Vereinbarungen läufst du Gefahr, dass du das Material erst kurz vor der Frist erhältst. Es funktioniert viel reibungsloser, wenn der Kunde genau weiß, woran er ist. So verhinderst du unnötige Anrufe oder E-Mails über den Fortschritt.

Mach immer Notizen

Mache während des Briefings Notizen und arbeite diese so schnell wie möglich aus. Lege sie danach zur Genehmigung dem Kunden vor. Ohne Notizen verpasst du garantiert wichtige Details, egal wie gut du zuhörst. Nach dem Gespräch kannst du dir nämlich nicht mehr alles merken, besonders wenn der Kunde begeistert und schnell spricht, während du auch reagieren und deine Nerven im Griff haben musst. Wenn du lieber keine Notizen machst, frage, ob du das Gespräch mit deinem Telefon aufnehmen darfst.

Das Briefing ist eines der wichtigsten Elemente eines neuen Auftrags. Damit verhinderst du, dass das Projekt in einer Enttäuschung endet. Auch ist gute Kommunikation während des Projekts entscheidend. Halte während des gesamten Prozesses den Finger am Puls. Die Folgen von Missverständnissen sind schwer im Voraus abzuschätzen. Vereinbare daher, dass ihr euch sofort informiert, wenn etwas passiert. Diese offene Kommunikation verläuft ganz von selbst, wenn du kundenorientiert bist.